In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die digitale Wartelistenfunktion von LATIDO effektiv in Ihre Online-Terminvergabe integrieren können. Die Warteliste ermöglicht es Ihnen, kurzfristig frei gewordene Termine automatisch an interessierte Patient:innen weiterzugeben – ohne zusätzlichen organisatorischen Aufwand für Ihre Ordination.
Anzeige der Warteliste:
Die Online-Terminwarteliste wird nur angezeigt, wenn innerhalb einer Woche kein Termin mehr frei ist. Diese Anzeige wird Ihnen helfen, frühzeitig Alternativen zu finden und Ihre Patient:innen gezielt über freie Kapazitäten zu informieren.
Begrenzung der Wartelistenplätze:
Um eine bessere Verwaltung und Kommunikation mit Patient:innen zu gewährleisten, haben wir die Anzahl an Wartelistenplätzen pro Kalender auf 25 Plätze begrenzt. Diese Entscheidung basiert auf der hohen Nachfrage nach Wartelistenplätzen, insbesondere bei einigen Ärzt:innen. Nach sorgfältiger Analyse sind wir zu dem Schluss gekommen, dass es wenig zielführend ist, Hunderte von Patient:innen gleichzeitig über einen freiwerdenden Terminplatz zu informieren. Dies könnte dazu führen, dass mehrere Patient:innen gleichzeitig versuchen, denselben Termin zu buchen, wodurch das „First-come, first-serve“-Prinzip zur Anwendung kommt. In diesem Fall müssten alle anderen Patient:innen eine Fehlermeldung erhalten, weil der Termin bereits vergeben wurde.
Benachrichtigungen über freie Termine:
Sobald ein Termin auf der Warteliste frei wird, verschicken wir innerhalb von 3 Minuten eine E-Mail an die Patient:innen, die auf der Warteliste stehen. Diese E-Mail enthält einen direkten Link, um den freien Termin zu buchen. Somit ist die ausgesendete E-Mail keine Bestätigung für den Termin, sondern lediglich eine Information, dass ein Termin frei wurde. Die Patient:innen müssen dann erst den Termin über den mitgesandten Link buchen.
Aktivierung/Deaktivierung der Warteliste
Die Wartelistenfunktion kann in den Kalendereinstellungen individuell aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird die Warteliste für Ihre Patient:innen sichtbar und sie können sich für einen freien Termin auf der Warteliste eintragen. Allerdings erscheint die Warteliste erst, wenn es keinen freien Termin mehr in dieser Woche gibt.
- Ärzt:innen, die die Onlinetermin-Warteliste nicht zur Verfügung stellen wollen, können aus dieser über Einstellungen > Kalender > Kalenderliste > Reiter Onlinetermine ausoptieren.
Online-Termin Warteliste: Anzeige von Wartelistenplätzen im Kalender
Wenn Wartelistenplätze über die Online-Terminbuchung gebucht wurden, so werden die auf der Warteliste befindlichen E-Mail Adressen nun im Kalender angezeigt. Im linken Bereich sehen Sie direkt neben der Kalenderauswahl ein Wartelisten-Symbol. Durch Klick auf dieses Symbol können Sie die Abonennten Ihres Kalenders anzeigen lassen und diese gegebenenfalls per E-Mail kontaktieren.
