Online-Terminvereinbarung – Einrichtung & Terminverwaltung

Was gibt die “Vorlaufzeit” an?

Die Vorlaufzeit bestimmt, wie früh ein Termin online gebucht werden kann. Sie hilft, kurzfristige Buchungen zu vermeiden.

Beispiel: Wenn Sie die Vorlaufzeit auf 24 Stunden setzen, können Patient:innen Termine erst frühestens 24 Stunden im Voraus buchen – und nur, wenn ein freier Termin verfügbar ist.

Was bedeutet die Option “Buchungen im Voraus”?

Die Option „Buchungen im Voraus“ legt fest, wie weit in die Zukunft Termine online angeboten werden. So verhindern Sie, dass Patient:innen Termine buchen, bevor Ihre Verfügbarkeit sicher geplant ist.

Warum sollte ich Online-Storno ermöglichen?

Sie können festlegen, ob und bis wie viele Tage im Voraus Patient:innen ihre Termine selbstständig über das LATIDO Patientenportal stornieren dürfen. So ermöglichen Sie eine einfache Terminabsage, ganz ohne direkten Kontakt mit Ihrer Praxis.

Was passiert, wenn ich “Lücken optimiere”?

Wenn die Option aktiviert ist, sehen Patient:innen nur Termine, die direkt vor oder nach bereits bestehenden Terminen liegen – abhängig davon, wie viele Slots Sie freigeben. An Tagen ohne gebuchte Termine werden weiterhin alle verfügbaren Termine angezeigt.

Ihre Vorteile

“Vormittag und Nachmittag” individuell berechnen

Wenn Sie die Option „Lücken optimieren“ aktiviert haben, erscheint diese Funktion. Sie sorgt dafür, dass bei mehreren Ordinationszeiten pro Tag (z. B. Vormittag und Nachmittag) die Lücken separat für jede Ordinationszeit berechnet werden.

Anzahl der angebotenen Slots

Auch diese Funktion erscheint erst, wenn Sie „Lücken optimieren“ aktiviert haben. Hier können Sie festlegen, wie viele Slots vor oder nach einem bestehenden Termin angeboten werden sollen.

So werden Termine angezeigt, wenn Sie die Lückenoptimierung nicht aktiveren:

• Alle verfügbaren Termine werden angezeigt
• Die Anzeige richtet sich nach Ihren hinterlegten Ordinationszeiten

Was ist die “Onlinetermin-Warteliste”?

Patient:innen können sich auf eine Online-Termin-Warteliste eintragen, wenn aktuell kein passender Termin verfügbar ist.

Ihre Vorteile:

Wofür sind “Überbuchungen” sinnvoll?

Wenn diese Option aktiviert ist, können im Kalender Termine zur selben Zeit gebucht werden. Das ist besonders praktisch für Gruppentermine, Gruppentherapien oder Beratungen mit mehreren Patient:innen gleichzeitig.

Wofür wird diese Option benötigt?

Bei der Online-Terminvereinbarung können Sie festlegen, dass nur Bestandspatient:innen Termine buchen dürfen. Patient:innen müssen während der Buchung bestätigen, dass sie bereits in Behandlung sind. Andernfalls werden sie automatisch zur LATIDO-Ärzteliste weitergeleitet, um einen Termin in einer anderen Praxis zu vereinbaren.

Definieren Sie Ihre Online buchbaren Ordinationszeiten

Im Reiter Ordinationszeiten können Sie Ihre Standardzeiten eintragen. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Online-Buchung freigeben: Legen Sie fest, welche Zeiten Patient:innen online buchen dürfen. Nicht freigegebene Zeiten erscheinen nur im internen Kalender.
• Sichtbarkeit im Buchungsprofil: Entscheiden Sie, ob die Ordinationszeiten für Patient:innen sichtbar sein sollen.
• Einschränkung nach Termintyp: Ordinationszeiten können auf bestimmte Terminarten begrenzt werden.
• Raumzuordnung: Bestimmen Sie, in welchem Raum eine bestimmte Ordinationszeit stattfindet.
• Feiertage: Wählen Sie aus, ob Feiertage standardmässig blockiert sein sollen. Hinweis: Individuell gesetzte Ordinationszeiten überschreiben diese Einstellung.

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Definieren Sie individuell Online buchbare Ordinationszeiten

Bei den individuellen Ordinationszeiten, die Sie direkt im Kalender über das Drei-Punkte-Menü neben einem spezifischen Kalender festlegen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Online-Buchung freigeben: Legen Sie fest, welche Zeiten Patient:innen online buchen dürfen. Nicht freigegebene Zeiten erscheinen nur im internen Kalender.
• Sichtbarkeit im Buchungsprofil: Entscheiden Sie, ob die Ordinationszeiten für Patient:innen sichtbar sein sollen.
• Einschränkung nach Termintyp: Ordinationszeiten können auf bestimmte Terminarten begrenzt werden.
• Raumzuordnung: Bestimmen Sie, in welchem Raum eine bestimmte Ordinationszeit stattfindet. Wichtig: Wenn Feiertage standardmäßig blockiert sind, haben individuell festgelegte Zeiten Vorrang und überschreiben diese Einstellung.

Navigieren Sie in den Einstellungen (Schraubenschlüssel) > Kalender > Kalenderliste in den Reiter Onlinetermine. Dort können Sie den Switch-Button Buchung auf Bestandspatienten beschränken auf “aktiviert” setzen.

Ist die Funktion aktiviert, sehen Patient:innen vor der Buchung eine Abfrage, ob sie bereits in der Praxis behandelt wurden.

• Patient:innen bestätigen dies mit einem Klick auf „Ja, ich bin Bestandspatient:in“.
• Wählen sie „Nein, ich möchte einen Termin bei einer anderen Ärzt:in buchen“, werden sie automatisch zur LATIDO-Ärzteliste weitergeleitet, um eine andere Praxis zu finden.

Schritt 1: Öffnen Sie den Online-Termin

Klicken Sie auf einen Online-Termin mit der orangem Kennzeichnung “OT”.

LATIDO prüft nun automatisch, ob es mögliche Übereinstimmungen mit bestehenden Patientendaten gibt.

Schritt 2: Prüfen Sie die möglichen Übereinstimmungen

Wenn Übereinstimmungen gefunden werden (z. B. gleicher Name und gleiche Sozialversicherungsnummer), werden diese angezeigt.

Es gibt nun zwei Möglichkeiten: