Mahnungen & Zahlungserinnerungen

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in LATIDO Mahnvorlagen anlegen, Mahnungen stellen und bei Bedarf Mahngebühren als eigene Honorarnote verrechnen.

Bitte beachten Sie:

Eine direkte Übertragung der Mahngebühr in die bestehende Honorarnote (z.B. Aufschlag € 40,-) ist derzeit nicht möglich.

Falls eine Mahngebühr verrechnet werden soll, muss hierfür eine eigene (zusätzliche) Honorarnote erstellt und die Mahngebühr als entsprechende Leistung erfasst werden.

Navigieren Sie in die Einstellungen (Schraubenschlüssel) > Finanzen > Mahnungen.

Klicken Sie auf „+ Neue Vorlage erstellen“ und benennen Sie die Vorlage.

Wählen Sie eine Honorarnote aus, deren Layout Sie übernehmen möchten und wählen Sie ‘übernehmen’:

Wichtig: Bei der Mahnung bzw. Zahlungserinnerung wird ausschließlich das Layout der Honorarnote übernommen, nicht jedoch die dazugehörige Honorarnote selbst.

Im Reiter Editor können Sie den Text der Mahnungsvorlage bearbeiten. Hier können Sie entweder einen Freitext oder Variablen aus der Kartei (z.B. Arztstammdaten, Patientendaten oder Einträge aus der Kartei) hinzufügen.

Zusätzlich können Sie das Layout und die Formatierung Ihrer Vorlage (Schriftgröße, Hintergrundfarben, Ausrichtung, etc.) verändern. Um Ihre Änderungen zu sehen, klicken Sie auf „Vorschau“.

Wichtig: Es muss für jede Mahnung / Zahlungserinnerung eine eigene Vorlage erstellt werden.

Klicken Sie auf “speichern“, um die Vorlage abzuspeichern.

Sie können die bestehende Vorlage einfach über die drei Punkte duplizieren und nachträglich bearbeiten. Dadurch ersparen Sie sich das vollständige Neuerstellen im Editor und können die bestehende Vorlage anschließend individuell anpassen:

Benennen Sie Ihre Vorlage:

Wählen Sie eine Honorarnote aus, deren Layout Sie übernehmen möchten und wählen ‘übernehmen’:

Wichtig: Bei der Mahnung bzw. Zahlungserinnerung wird ausschließlich das Layout der Honorarnote übernommen, nicht jedoch die dazugehörige Honorarnote selbst.

In dem Reiter Editor können Sie den Text der Mahnungsvorlage bearbeiten. Hier können Sie entweder einen Freitext oder Variablen aus der Kartei (z.B. Arztstammdaten, Patientendaten oder Einträge aus der Kartei) hinzufügen.

WICHTIG: Es muss für jede Mahnung / Zahlungserinnerung eine eigene Vorlage erstellt werden.

Klicken Sie auf “speichern“, um die Vorlage abzuspeichern.

Schritt 1: Honorarnotenübersicht aufrufen

• Klicken Sie auf das Euro-Symbol (oben rechts) und anschließend auf Honorarnoten.

Schritt 2: Filter anwenden, um offene Honorarnoten anzuzeigen

Nutzen Sie im linken dunkelgrauen Bereich den Filter „offen“, um nur noch nicht beglichene Honorarnoten anzuzeigen.

Schritt 3: Mahnprozess starten

• Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Honorarnote, für die Sie eine Mahnung erstellen möchten.

• Wählen Sie die gewünschte Mahnung / Zahlungserinnerung aus der Liste aus. Diese wird geöffnet.

Schritt 4: Mahnung drucken, abspeichern oder über das LATIDO Patientenportal versenden

• Klicken Sie auf „drucken“, um die Mahnung auszudrucken und automatisch in der jeweiligen Patientenkartei zu speichern oder

• Klicken Sie auf “an Patienten senden” um die Mahnung / Zahlungserinnerung über das LATIDO Patienten Portal zu versenden.

Falls eine Mahngebühr verrechnet werden soll, muss hierfür eine eigene Honorarnote erstellt und die Mahngebühr als entsprechende Leistung erfasst werden.

Navigieren Sie zu Einstellungen (Schaubenschlüssel) > Karteimodule > Leistungen.

1. Neue Privatleistung anlegen: Klicken Sie auf “+ Neue Privatleistung anlegen”. Füllen Sie anschließend die erforderlichen Felder aus:

2. Leistungstext: Geben Sie der Privatleistung einen Namen, der
beim Leistungseintrag und auf der Honorarnote angezeigt werden soll. z. B. Mahngebühr

3. Preis: Definieren Sie bei Bedarf einen Preis. Wenn die Leistung der
Umsatzsteuer unterliegt, können Sie den Steuersatz auswählen und entscheiden, ob der Preis ein Brutto- oder Nettopreis ist.

4.) Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen.

Navigieren Sie zu Einstellungen (Schraubenschlüssel) > Karteimodule > Honorarnoten.

1. Sie sehen eine Übersicht aller bereits erstellten Honorarnoten.

2. Neue Honorarnote erstellen → Duplizieren Sie am besten eine bestehende Honorarnote über die drei Punkte rechts. So müssen Sie nur Punkte, wie Name, Gesamtbetrag und Standardleistungen ändern, statt alles neu zu erstellen.

Grundeinstellungen festlegen

1. Geben Sie einen Namen für die Honorarnote ein.

2. (Optional) Wählen Sie die Standardzahlungsart aus.

3. (Optional) Geben Sie einen Rechnungsbetrag für die Honorarnote ein. Dieser kann, wenn gewünscht, bei der Stellung der Honorarnoten noch angepasst werden.

4. Im Reiter ‚Standardleistungen‘ können Sie die gewünschte Leistung hinzufügen.

5. Im Reiter ‚Editor‘ können Sie gegebenenfalls den Text und das Layout der Honorarnote definieren.

Ein hilfreiches Webinar zum Thema Abrechnungsmanagement in LATIDO finden Sie hier: Webinar effizientes Abrechnungsmanagement in der Arztpraxis

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