In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die digitale Wartelistenfunktion von LATIDO effektiv in Ihre Online-Terminvergabe integrieren können. Die Warteliste ermöglicht es Ihnen, kurzfristig frei gewordene Termine automatisch an interessierte Patient:innen weiterzugeben – ohne zusätzlichen organisatorischen Aufwand für Ihre Ordination.
Die Vorteile der Onlinetermin-Warteliste
Automatische Benachrichtigung: Patient:innen werden per E-Mail informiert, sobald ein Termin frei wird.
Schnelle Vergabe: Die Vergabe erfolgt nach dem „First come, first serve“-Prinzip.
Mehr Umsatz: Durch die zusätzlichen Termine können Sie Ihren Umsatz steigern.
Funktionen der Onlinetermin-Warteliste für Ärzt:innen
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Onlinetermin-Warteliste
Die Wartelistenfunktion kann in den Kalendereinstellungen individuell aktiviert oder deaktiviert werden.
Ist die Funktion aktiviert, wird die Warteliste für Patient:innen angezeigt, sobald in der gewünschten Woche keine freien Termine mehr verfügbar sind.
Hier können Sie die Warteliste aktivieren oder deaktivieren:
Einstellungen > Kalender > Kalenderliste > Reiter Onlinetermine
Lassen Sie Ihre Warteliste im Kalender anzeigen
Sobald Patient:innen sich über die Online-Terminbuchung auf die Warteliste eingetragen haben, werden deren E-Mail-Adressen im Kalender angezeigt.
- Im linken Bereich, neben der Kalenderauswahl, finden Sie ein Wartelisten-Symbol.
- Über dieses Symbol können Sie die eingetragenen Patient:innen einsehen.
- Bei Bedarf können Sie diese direkt per E-Mail kontaktieren.
Auf wie viele Plätze ist die Warteliste begrenzt?
Um die Verwaltung und Kommunikation mit Patient:innen zu verbessern, ist die Anzahl der Wartelistenplätze pro Kalender auf 25 Plätze begrenzt.
Warum hat die Warteliste eine Begrenzung?
Bei zu vielen Wartelistenplätzen könnten mehrere Patient:innen gleichzeitig versuchen, denselben freiwerdenden Termin zu buchen. In diesem Fall greift das „First-come, first-serve“-Prinzip und alle weiteren Patient:innen erhalten eine Fehlermeldung, da der Termin bereits vergeben ist. Die Begrenzung auf 25 Plätze sorgt dafür, dass Benachrichtigungen zielgerichtet und fair erfolgen.
So funktioniert die Onlinetermin-Warteliste für Patient:innen
Anzeige der Warteliste
Die Online-Terminwarteliste wird Patient:innen nur angezeigt, wenn in der gewünschten Woche keine freien Termine mehr verfügbar sind.
Sie können sich dann auf die Warteliste eintragen und werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Termin frei wird.
So werden Patient:innen über freie Termine benachrichtigt
Sobald ein Termin auf der Warteliste frei wird, verschicken wir innerhalb von 3 Minuten eine E-Mail an die Patient:innen, die auf der Warteliste stehen. Diese E-Mail enthält einen direkten Link, um den freien Termin zu buchen. Somit ist die ausgesendete E-Mail keine Bestätigung für den Termin, sondern lediglich eine Information, dass ein Termin frei wurde. Die Patient:innen müssen dann erst den Termin über den mitgesandten Link buchen.
Patient:innen auf der Warteliste werden ausschließlich benachrichtigt, wenn ein Termin verfügbar wird, der früher liegt als der derzeit nächstmögliche freie Termin im Kalender.
Beispiel: Im Kalender sind noch fünf freie Termine im Jahr 2025 verfügbar.
Wird nun ein weiterer Termin im Jänner 2026 storniert, erhalten Patient:innen keine Benachrichtigung – da dieser neue Termin zeitlich später liegt als die bereits vorhandenen Termine.
Möchten Sie Ihre Online-Terminvereinbarung und Ihr Buchungsprofil einrichten? Eine Anleitung hierzu finden Sie in diesem Help Center Artikel.