Prinzipiell gibt es in LATIDO zwei Terminbenachrichtigungsmöglichkeiten:
- Terminbestätigung: Die Terminbestätigung wird direkt nach der Vereinbarung eines Termins und dem Eintrag im LATIDO Kalender an die Patient:innen versendet. Sie dient dazu, die erfolgreiche Buchung des Termins zu bestätigen und beinhaltet Name der Ärztin/des Arztes, Datum sowie Uhrzeit.
- Terminerinnerung: Die Terminerinnerung wird standardmäßig 24 oder 48 Stunden vor dem Termin versendet. Der Zeitpunkt der Erinnerung ist individuell anpassbar. Diese Erinnerung hilft den Patient:innen ihren Termin rechtzeitig in Erinnerung zu rufen und zu vermeiden, dass der Termin vergessen wird, somit können No-Shows reduziert werden. Der Text der Erinnerung kann individuell angepasst werden, um auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis einzugehen.
1. Terminerinnerung aktivieren
Um den Versand von Terminbenachrichtigungen zu aktivieren, navigieren Sie zu:
Einstellungen > Kalender > Kalenderliste
Klicken Sie auf den entsprechenden Kalender.
Wählen Sie den Reiter „Benachrichtigungen”.
Legen Sie fest, wie bzw. ob Ihre Patient:innen durch LATIDO an Termine erinnert oder über Stornierungen benachrichtigt werden. Sie haben die Optionen „aktiviert” und „deaktiviert”.
Wählen Sie SMS oder E-Mail als Standardvariante für den Versand aus.
Geben Sie an, wie viele Tage vor dem Termin eine Erinnerungsnachricht gesendet werden soll.
Klicken Sie auf „Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.
Ab der Aktivierung werden automatisch Erinnerungs-SMS für alle neu eingetragenen Termine gesendet. (Bei Terminen, die vor der Aktivierung im Kalender eingetragen wurden, werden Patient:innen noch nicht erinnert.)
Sie können ebenso die Benachrichtigungsart für einzelne Termine auf „E-Mail” ändern oder die Benachrichtigung deaktivieren.
Info: Benachrichtigungen werden separat in Rechnung gestellt und am Ende jedes Quartals abgerechnet.
2. Buchungsbestätigung per SMS oder E-Mail versenden
Nach einem Termineintrag Ihrerseits können Sie zusätzlich zur Terminerinnerung auch eine Terminbestätigung per SMS oder E-Mail versenden. Das bedeutet, Patient:innen bekommen sobald der Termin im LATIDO-Kalender eingetragen wurde, eine Terminbestätigung zugesandt.
Bei Versand via E-Mail haben Ihre Patient:innen die Möglichkeit, den Termin als ICS-Datei in deren Kalender zu übernehmen.
Navigieren Sie zu:
Einstellungen > Kalender.
Im Reiter „Benachrichtigungen” aktivieren Sie den Switch-Button zum Versand von Terminbestätigungen.
Sie können die Terminbestätigung ebenso bei der Terminanlage deaktivieren.
Hinweis: Die Terminbestätigung ist immer an die Versandart der Terminerinnerung gekoppelt (z.B. wenn die Terminerinnerung per SMS erfolgt, wird auch die Bestätigung per SMS versendet). Bei online Terminvereinbarungen wird wie bisher die Terminbestätigung immer per E-Mail ausgesandt.
3. Individuelle Benachrichtigungsvorlagen
Um eigene Benachrichtigungsvorlagen zu erstellen, navigieren Sie zu:
Einstellungen > Kalender > Kalenderliste
klicken Sie auf den entsprechenden Kalender.
Wählen Sie den Reiter „Benachrichtigungsvorlagen”
Hier können Sie unsere Standardvorlagen anpassen. Beachten Sie bei den SMS-Vorlagen die maximale Zeichenanzahl von 160 Zeichen.
Wenn das Feld in der E-Mail-Benachrichtigungsvorlage leer erscheint, klicken Sie auf „E-Mail-Vorschau”, um die Standard-Mails von LATIDO zu sehen.
Sie können sich selbst eine Test-SMS oder Test-E-Mail senden, um die Form der Benachrichtigung zu prüfen.
Achtung: Elemente in eckigen Klammern (z.B. [termin-datum]) werden dynamisch befüllt. Wenn diese entfernt werden, fehlen Informationen aus Terminen oder Stammdaten des Arztes.
Klicken Sie auf „Speichern”, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
3. Individuelle Einstellungen für Patientenbenachrichtigungen
Für jede:n Patient:in können Sie festlegen, wie diese:r benachrichtigt werden soll:
Gehen Sie in die Patientenkartei und klicken Sie in der blauen Box auf das Bleistiftsymbol neben dem Namen des Patienten oder auf den Namen selbst.
Das Patienten:innen-Stammblatt wird geöffnet.
Wählen Sie den Reiter „Weitere Angaben”.
Unter „Individuelle Benachrichtigungseinstellungen” können Sie die Standard-Benachrichtigungseinstellung für den Patienten festlegen oder die Benachrichtigungen gänzlich deaktivieren.
