Was ist eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse ist ein Gerät oder ein digitales System, das alle Zahlungen erfasst. Sie sorgt dafür, dass Einnahmen korrekt dokumentiert werden und ermöglicht jederzeit eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Rechnungen. Bei LATIDO ist die Registrierkasse vollständig digital integriert.
Vorteile der Registrierkasse direkt in LATIDO
– Rechtssichere Abwicklung: Zahlungen gesetzeskonform und lückenlos dokumentieren
– Direkt in LATIDO integriert: Keine zusätzliche externe Registrierkassenlösung notwendig
– Automatische Belegerstellung: Registrierkassenbelege bei baren Honorarnoten automatisch erstellt
– Einfache Einrichtung: Aktivierung selbstständig oder bequem über den LATIDO Support möglich
– Weniger Verwaltungsaufwand: Jahresbeleg einfach exportieren und an die Steuerberatung weitergeben
– Nahtlose Praxisabläufe: Zahlungsdokumentation direkt im gewohnten LATIDO-Workflow
Wichtige Hinweise
– Alle steuerlichen Fragen und ob Sie registrierkassenpflichtig sind, klären Sie bitte direkt mit Ihrem:r Steuerberater:in.
– Für detaillierte Informationen und rechtliche Grundlagen besuchen Sie bitte die offizielle Seite: www.usp.gv.at/steuern-finanzen/steuerliche-rechte-und-pflichten/registrierkassen.html
Organisatorisches
Eine Registrierkasse ist gesetzlich erforderlich, wenn:
- der Nettojahresumsatz Ihres Unternehmens 15.000 Euro überschreitet, und
- die Barumsätze (einschließlich Zahlungen mit Bankomat- und Kreditkarten) 7.500 Euro netto im Jahr übersteigen.
Beispiele:
- Keine Registrierkassenpflicht:
Ein Unternehmen erzielt einen Jahresumsatz von 20.000 Euro, davon jedoch nur 6.000 Euro als Barumsatz. Da der Barumsatz unter 7.500 Euro bleibt, besteht keine Registrierkassenpflicht, auch wenn der Jahresumsatz über 15.000 Euro liegt. - Registrierkassenpflicht:
Ein anderes Unternehmen erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 25.000 Euro, davon 8.000 Euro als Barumsätze. Da sowohl der Jahresumsatz von 15.000 Euro als auch der Barumsatz von 7.500 Euro überschritten werden, besteht Registrierkassenpflicht.
Die Registrierkasse kann jederzeit eingerichtet werden. Üblicherweise wird diese Einrichtung durch das LATIDO Team durchgeführt.
Dafür benötigen wir von Ihnen:
- Freigabe des Supportzugangs,
- Ihre Steuernummer oder UID-Nummer,
- die E-Mail-Adresse Ihrer Steuerberatung, damit wir die erforderlichen Daten für die Aktivierung in FinanzOnline weiterleiten können.
ACHTUNG: Bitte überprüfen Sie Ihre Steuernummer sorgfältig, bevor Sie sie bestätigen.
Falls sich ein Fehler einschleicht, ist ein neues Registrierkassenzertifikat erforderlich, welches zusätzliche Kosten verursacht.
Ihre Steuerberatung hat ab der Aktivierung in LATIDO sieben Tage Zeit um die Registrierkasse in FinanzOnline zu hinterlegen. Eine Anleitung dafür ist hier zu finden: Anmeldung einer Registrierkasse in FinanzOnline
Wenige Kund:innen bevorzugen es, auch wenn dies nicht von uns empfohlen wird, die Registrierkassenaktivierung selbst durchzuführen.
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Finanzen > Registrierkasse.
- Wählen Sie den gewünschten Identifikationstyp aus:
- Steuernummer
- UID-Nummer
- GLN-Nummer
- Tragen Sie die Identifikationsnummer ein und speichern Sie die Eingabe.
- Bei Verwendung der Steuernummer muss diese im korrekten Format eingetragen werden (9-stellig mit einem Schrägstrich „/“ nach der 5. Stelle).
- Lesen Sie den Hinweistext (Disclaimer) sorgfältig durch und überprüfen Sie Ihre Angaben.
- Aktivieren Sie die Bestätigung „Ich habe den Disclaimer verstanden“.
- Klicken Sie auf „Registrierkasse aktivieren“.
Mit der Aktivierung wird das Signaturzertifikat erstellt und der Rechnungskreislauf aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt können keine Test-Honorarnoten mehr erstellt werden.
Nach erfolgreicher Aktivierung werden die für die Registrierung in FinanzOnline benötigten Kassendaten angezeigt.
Laden Sie folgende Unterlagen herunter:
- Registrierkassendaten
- Startbeleg (Nullbeleg)
Diese Informationen benötigt Ihre Steuerberatung für die Registrierung in FinanzOnline.
Eine Anleitung für die Anmeldung in FinanzOnline ist hier zu finden: Anmeldung einer Registrierkasse in FinanzOnline
Wichtiger Hinweis bei mehreren Rechnungskreisläufen
Werden mehrere voneinander getrennte Rechnungskreisläufe verwendet, ist für jeden Rechnungskreislauf eine eigene Registrierkasse erforderlich.
Bei der Erstellung einer registrierkassenpflichtigen Honorarnote wird automatisch ein Registrierkassenbeleg hinzugefügt. Das bedeutet, dass Sie bei der Erstellung der Honorarnoten nichts weiter unternehmen müssen.
Bei Honorarnoten mit der Zahlungsart Überweisung wird kein Registrierkassenbeleg hinzugefügt, da Überweisungen nicht registrierkassenpflichtig sind.
Am Anfang des neuen Jahres müssen Sie lediglich den Jahresbeleg der Registrierkasse an Ihre Steuerberatung übermitteln. Ihr:e Steuerberater:in wird diesen in FinanzOnline prüfen. Eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Export des Jahresbelegs finden Sie hier.
In Österreich haben Registrierkassenzertifikate in der Regel eine Gültigkeitsdauer von fünf Jahren. Diese Zertifikate werden von einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ausgestellt. LATIDO arbeitet aktuell mit der A-Trust GmbH als Vertrauensdienstanbieter (VDA).
Einige Vertrauensdiensteanbieter informieren über die Gültigkeitsdauer ihrer Zertifikate und bieten Lösungen für die Verlängerung der Zertifikate an. Als LATIDO Kund:in werden Sie automatisch vor dem Ablauf Ihres Registrierkassenzertifikats über Ihre LATIDO App benachrichtigt und können das Registrierkassenzertifikat, falls notwendig, direkt in Ihrer LATIDO App mit einem Knopfdruck verlängern. Die Verlängerung erfolgt dann automatisch durch LATIDO für weitere fünf Jahre. Sie erhalten in der Folge eine Rechnung für das neu ausgestellte Registrierkassenzertifikat. Ein Überblick über die Kosten für das neue Registrierkassenzertifikat finden Sie in unserem Preisblatt auf unserer Website.
Muss ich mein Registrierkassenzertifikat verlängern?
Ja, sofern Sie unter die Registrierkassenpflicht fallen und weiterhin unsere Registrierkasse nutzen möchten, müssen Sie Ihr Registrierkassenzertifikat bei Bedarf erneuern, damit Sie weiterhin die Registrierkassenpflicht erfüllen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
Belegexport & Jahresabrechnung
Sofern Sie die Registrierkasse in Ihrem LATIDO aktiviert haben, finden Sie rechts oben über das €-Symbol die Übersicht Ihrer Registrierkassenbelege. Sobald die Registrierkasse aktiviert ist, erstellt diese automatisch bei allen registrierkassenpflichtigen Honorarnoten (Zahlungsart Bar, Bankomat, Kreditkarte) einen Registrierkassenbeleg. Darüber hinaus erstellt die Registrierkasse am Monatsende jeweils einen Monatsbeleg. Der Monatsbeleg Dezember entspricht zugleich Ihrem Jahresbeleg und muss bis zum 15. Februar des Folgemonats im Finanz Online signiert oder an den Steuerberater übermittelt werden.
Unter Umständen kann Ihr Steuerberater / das Finanzamt das automatische Datenerfassungsprotokoll Ihrer Registrierkasse benötigen. Sie können das Datenerfassungsprotokoll (DEP) für den benötigten Zeitraum in der Übersicht aller Registrierkassenbelege selbstständig herunterladen. Dafür klicken Sie bitte rechts oben auf die “3 Punkte” und wählen “Datenerfassungsprotokoll herunterladen”. In der Folge können Sie das Datenerfassungsprotokoll an Ihren Steuerberater / Finanzamt senden.
Für Ihren Jahresabschluss benötigt Ihre Steuerberatung jährlich einen Überblick über Ihre ausgestellten Honorarnoten. In LATIDO können Sie ganz einfach alle Ihre ausgestellten Honorarnoten im Excel-Format exportieren. Zusätzlich dazu können Sie, bei aktivierter Registrierkasse, auch den Jahresendbeleg (wird Anfang Jänner automatisch vor der ersten Rechnung im neuen Jahr erstellt) exportieren. Im nachfolgenden Beitrag finden Sie eine kurze Anleitung.
Honorarnotenexport
- Klicken Sie auf das €-Symbol in der Navigationsleiste (oben rechts) und anschließend auf “Honorarnoten“.
- Wählen Sie danach im dunklen Bereich links in der Kategorie “Zahlungsdatum”. WICHTIG: Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt Sie den Export erstellen – entweder „aktuelles Jahr” oder „letztes Jahr”. Es werden nun in der Übersicht Ihre erstellten Honorarnoten dargestellt, deren Zahlungen im ausgewählten Jahr eingegangen sind.
- Durch Klick auf den Button “Honorarnoten als Excel exportieren” (oben rechts) können Sie die Übersicht nun als anonymisierte Excel-Liste exportieren.
- Wenn Sie eine andere Option (PDF-Format, Export von Leistungen) benötigen, wählen Sie die drei kleinen Punkte neben dem Button “Honorarnoten als Excel exportieren” sowie die gewünschte Exportvariante aus.
Hinweis zur Zahlungsart Überweisung
Falls Sie Überweisungen als Zahlungsart akzeptieren, sollten Sie in regelmäßigen Abständen kontrollieren, ob und wann Ihre Patient:innen den Rechnungsbetrag auf Ihr angegebenes Konto überwiesen haben. Nur wenn die Zahlungen innerhalb des Geschäftsjahres auf Ihr Konto überwiesen wurden, sind diese als Einnahmen des Jahres zu verzeichnen. Es ist somit insbesondere gegen Ende des Jahres relevant, wann Ihre Patient:innen den Betrag auf Ihr Konto überwiesen haben. Um Ihre noch offenen Honorarnoten anzeigen zu lassen, rufen Sie bitte die Finanzansicht auf und wählen Sie beim Filter Zahlungsstatus “offen” aus. Nun können Sie diese Liste mit Ihrem Bankkonto vergleichen und die ausständigen Honorarnoten kontrollieren. Bei Bedarf können Sie säumigen Patient:innen eine Zahlungserinnerung oder Mahnungen senden.
Jahresbeleg Registrierkasse
Sollten Sie die Registrierkasse in LATIDO aktiviert haben, müssen Sie den Jahresbeleg Ihrer Registrierkasse drucken und entweder durch Ihre Steuerberatung oder selbst in FinanzOnline mit der BMF Belegcheck-App prüfen. Der Jahresbeleg wird zur verpflichtenden Überprüfung des Manipulationsschutzes Ihrer Registrierkasse benötigt. Der Jahresbeleg wird durch die in LATIDO integrierte Registrierkasse automatisch erstellt oder spätestens im Zuge der ersten Rechnungserstellung eines neuen Jahres wird der Beleg generiert. Der “Monatsbeleg Dezember” entspricht zugleich Ihrem Jahresbeleg.
So exportieren Sie Ihren Jahresbeleg aus LATIDO:
- Navigieren Sie frühestens am 1. Jänner des Folgejahres über das €-Symbol in der Navigationsleiste > Registrierkasse in die Registrierkassenansicht.
- Klicken Sie links in die Suche (Lupe) und geben Sie das Suchwort “Dezember” ein.
- Es erscheint der Monatsbeleg Dezember (= Jahresbeleg), der Anfang Jänner erstellt wurde.
- Klicken Sie auf das “Drucken”-Symbol. Speichern Sie über den Druckdialog den Beleg als PDF und laden Sie dieses in FinanzOnline hoch bzw. leiten Sie den Beleg an Ihre Steuerberatung weiter.
- Der Jahresbeleg ist verpflichtend für 7 Jahre aufzubewahren.
