Im folgenden Video wird erklärt, wie Sie mit Ihren Patienten und Patientinnen über das LATIDO Patientenportal kommunizieren können.
Arzt-Patienten-Kommunikation in LATIDO
Mit der Arzt-Patienten-Kommunikation in LATIDO können Sie rechtssicher und digital mit Ihren Patient:innen kommunizieren, Dokumente austauschen und Fragebögen versenden. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Kommunikation initialisieren und effizient nutzen.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Kommunikation starten, stellen Sie sicher, dass beim Patienten in den Patientenstammdaten sowohl:
- eine korrekte E-Mail-Adresse und
- eine korrekte Handynummer
hinterlegt sind. Nur so kann der Patient Zugriff auf das LATIDO-Patientenportal erhalten. ACHTUNG: Sie benötigen unbedingt sowohl die E-Mail-Adresse, als auch die Mobiltelefonnummer.
Benachrichtigungen und Anmeldung im LATIDO Patientenportal
Bei jeder Interaktion über das LATIDO Patientenportal erhalten Patient:innen automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.
Eine Interaktion liegt z. B. in folgenden Fällen vor:
- Versand einer Nachricht an Patient:innen
- Bereitstellung eines Dokuments (z. B. Befunde, Formulare)
Die E-Mail informiert Patient:innen darüber, dass im LATIDO Patientenportal neue Inhalte verfügbar sind.
Wichtiger Hinweis zur E-Mail-Zustellung
Je nach Konfiguration des E-Mail-Postfachs der Patient:innen kann diese Benachrichtigungs-E-Mail im Spam- oder Junk-Ordner landen.
Empfehlung:
Wenn Sie das LATIDO Patientenportal für die Arzt-Patienten-Kommunikation nutzen, weisen Sie Ihre Patient:innen aktiv darauf hin, dass sie eine E-Mail erhalten und diese gegebenenfalls auch im Spam-Ordner prüfen sollen.
Zugriff auf das Patientenportal
Über den Link in der E-Mail gelangen Patient:innen direkt zum LATIDO Patientenportal. Dort haben sie folgende Möglichkeiten:
- Anmeldung, wenn bereits ein Benutzerkonto besteht
- Erstregistrierung, falls das Patientenportal noch nicht genutzt wurde
Sicherheitsüberprüfung (SMS-Code)
Aus Sicherheitsgründen ist bei der Erstregistrierung sowie in regelmäßigen zeitlichen Abständen eine zusätzliche Sicherheitsüberprüfung erforderlich.
Dabei wird ein einmaliger Sicherheitscode per SMS an die im System hinterlegte Mobiltelefonnummer der Patient:innen gesendet.
Dieser Code muss im Patientenportal eingegeben werden, um den Zugriff erfolgreich abzuschließen.
Arzt-Patienten-Kommunikation initialisieren
Um mit einem neuen Patienten kommunizieren zu können, muss die Arzt-Patienten-Kommunikation einmalig initialisiert werden. Dabei entsteht eine Verknüpfung zwischen Ihrer Ordination (bzw. Ihrem Arzt-Profil/Kommunikationsprofil) und dem Patienten im LATIDO-Patientenportal.
Möglichkeit 1: Manuelle Initialisierung
- Klicken Sie links oben auf „Arzt-Patienten-Kommunikation initialisieren“
- Bestätigen Sie den Vorgang
- Klicken Sie auf „Aussenden“
Der Patient erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er sich im LATIDO-Patientenportal registrieren oder anmelden kann.
Alternative in der Ordination:
Wenn sich der Patient vor Ort befindet, können Sie einen QR-Code generieren. Der Patient scannt diesen mit dem Smartphone und registriert sich direkt im Patientenportal.
Möglichkeit 2: Initialisierung über eine Nachricht
Alternativ können Sie die Kommunikation auch starten, indem Sie einfach eine Nachricht versenden:
- Öffnen Sie den Kommunikationsreiter in der Patientenkartei
- Senden Sie eine Textnachricht oder ein Dokument
- Alternativ können Sie in der Patientenkartei beim jeweiligen Dokumente (z.B. Brief, Honorarnote) auf das Kontextmenü (3 Punkte) klicken und dort die Option “an Patienten senden” wählen.
➡️ Die Kommunikation wird automatisch initialisiert und die Einladungs-E-Mail an den Patienten versendet.
Nachrichten & Dokumente versenden
Über den Kommunikationsreiter können Sie:
- Textnachrichten senden oder Wortkürzel für Standardtexte nutzen
- Dokumente anhängen (über das Klammer-Symbol)
Die Dokumente müssen zuvor in der Kartei angelegt worden sein. Häufig verwendete Beispiele sind:
- Überweisungen
- Briefe
- Befunde und andere gespeicherte Dokumente (z.B. Arztbriefe, Laborbefunden, etc.)
- Honorarnoten
Fragebögen & Dokumentenanfragen
LATIDO ermöglicht auch den digitalen Austausch strukturierter Informationen:
- Fragebögen versenden, z. B. Anamnese-Fragebögen vor Erstterminen → Patient:innen füllen diese digital aus und senden sie zurück. Sie können die Fragebögen immer individuell im Anlassfall an den Patienten senden oder die Fragebögen bereits an Termintypen knüpfen.
- Dokumentenanfragen stellen, wenn Patient:innen Unterlagen hochladen sollen.
Die Patient:innen laden die Dokumente direkt im LATIDO-Patientenportal hoch.
Patienten-Inbox & Nachrichtenstatus
Den Überblick über alle Nachrichten behalten Sie über das Briefsymbol oben rechts:
- Fett markierte Nachrichten = ungelesen
- Sie sehen, ob Patient:innen Ihre Nachrichten bereits gelesen haben
- Nachrichten können manuell als ungelesen markiert werden
Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag.
Kommunikation auflösen oder neu starten
In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, die Verknüpfung zu einem Patienten aufzulösen:
- Öffnen Sie die Stammdaten des Patienten
- Gehen Sie zu Weitere Angaben
- Öffnen Sie den LATIDO-Patienten-Account
- Lösen Sie den Kommunikationskanal auf oder senden Sie die Einladung erneut
Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag.
Kommunikationsprofile (z. B. für Gruppenpraxen)
Ärzt:innen können mehrere Kommunikationsprofile anlegen:
- Zu finden unter Einstellungen → Patientenkommunikation → Kommunikationsprofile
- Besonders relevant für Gruppenpraxen, die einen LATIDO-Account gemeinsam nutzen
Für das Anlegen und Verwalten von Kommunikationsprofilen steht ein separates Helpcenter-Video zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Beitrag.