Die Vorsorgeuntersuchung und die dazugehörige Abrechnung befinden sich derzeit in der Testphase. Erste Testkund:innen nutzen die Funktionen bereits und unterstützen uns mit ihren Rückmeldungen. Nach Ablauf der Testphase ist das Zusatzmodul für alle zubuchbar. Falls Sie es bestellen möchten, bitte kontaktieren Sie und über ein Supportticket (in LATIDO oben rechts beim Fragezeichen).
Wichtige Information:
Die VU funktioniert nur, wenn beim Ordinationsstandort die gleiche Fachrichtung angegeben ist wie im abgeschlossenen VU-Vertrag.
Beispiel: Wurde der VU-Vertrag als Allgemeinmediziner:in abgeschlossen, Sie arbeiten jedoch als Fachärzt:in für Gynäkologie, muss ein zweiter Abrechnungsstandort mit der entsprechenden Fachrichtung angegeben werden.
Zusatzmodul:
Die digitale Vorsorgeuntersuchung inkl. Kassenabrechnung steht Ihnen als zusätzliches Modul zur Verfügung.
Alle Informationen zu Preisen für Wahlärzt:innen finden Sie hier.
Voraussetzungen
- Eingerichtetes e-card System
Für die Nutzung des Abrechnungsmoduls ist ein funktionierender e-card Anschluss notwendig.
(Falls noch kein e-card Anschluss besteht, finden Sie die Informationen dazu hier.) - Hinterlegte ELDA-Zugangsdaten
Bitte hinterlegen Sie Ihre ELDA-Zugangsdaten in den Ordinationsstammdaten.
- Freischaltung des Vorsorgeuntersuchung / kleine Kassenabrechnung-Moduls durch LATIDO
- Freischaltung des e-card Basis Wahlpartnerpaket Moduls durch LATIDO
Weitere Informationen:
1. Anmeldung im e-card System
Melden Sie sich wie gewohnt in LATIDO mit der o-card im e-card System an bzw. verlängern Sie die Session.
2. Patient:in anlegen
Legen Sie den/die Patient:in an.
Alternativ können Sie die e-card auslesen und dabei automatisch eine neue Patientenkartei erstellen.
WICHTIG: Die erste Handlung: Konsultation buchen
3. Konsultation buchen
Bevor Sie mit der Dokumentation (VU Formular) starten , muss zuerst eine Konsultation gebucht werden.
- Melden Sie sich wie gewohnt mit der o-card an.
- Stecken Sie die e-card des/der Patient:in.
- Klicken Sie auf das große „+“ und wählen Sie Konsultation aus.
- Tipp: Markieren Sie das Modul als Favorit (Sternsymbol) oder geben Sie „kons “ (inkl. Leerzeichen) ins Suchfeld ein.
- Wählen Sie die passende Konsultation:
- VN für Vorsorgeuntersuchungen
Bei der Konsultationsbuchung wird automatisch geprüft, ob der/die Patient:in innerhalb der letzten 365 Tage bereits eine VU hatte.
- Falls ja, erscheint rechts oben eine Fehlermeldung.
- In diesem Fall ist es nicht möglich, eine weitere VU zu stecken oder durchzuführen.
- Daher: Immer vor Beginn prüfen, ob eine VU möglich ist.
Wenn dennoch eine VU durchgeführt wird, obwohl die letzte weniger als 365 Tage zurückliegt, wird diese nicht rückvergütet.
Eine VU-Konsultation erfordert zwingend die Erfassung einer Kassenleistung.
Da sich die Kassenleistungen je nach Krankenkasse unterscheiden, sind die entsprechenden Leistungsziffern abhängig vom Bundesland.
Beispiel Steiermark:
- VU ohne Labor
- 972 – Mann
- 979 – Frau
Nachdem die passende Leistung (KLEI) erfasst wurde, muss zusätzlich eine Diagnose (DIA) hinterlegt werden.
Wichtig:
Nur Konsultationen, bei denen sowohl eine Leistung (KLEI) als auch eine Diagnose (DIA) erfasst sind, können am Ende des Monats bzw. Quartals an die Krankenkasse übermittelt werden.
Hinweis:
Wenn Sie keine passende oder überhaupt keine KLEI (Kassenleistung) finden, prüfen Sie bitte zunächst, ob der entsprechende Katalog freigeschaltet ist.
Gehen Sie dazu in Einstellungen → Karteimodule → Leistungen → Kassenleistungen und stellen Sie sicher, dass der Katalog aktiviert ist.
Sollte die gewünschte Kassenleistung dort weiterhin nicht auffindbar sein, wenden Sie sich bitte direkt an die zuständige Krankenkasse. Erfragen Sie dort die Positionsnummer sowie die genaue Bezeichnung der VU, da diese Angaben je nach Krankenkasse variieren können.
Wurde eine VU-Konsultation (KONS) bereits angelegt, können Leistung (KLEI) und Diagnose (DIA) auch nachträglich ergänzt werden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Suchen Sie die entsprechende KONS VU in der Patientenkartei.
- Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Konsultation.
- Wählen Sie Bearbeiten.
- Ergänzen Sie KLEI und DIA und speichern Sie die Änderungen.
VU-Formular ausfüllen
- Öffnen Sie das Vorsorgeuntersuchungsformular über das Modul Formulare. (Falls dieses nicht zu finden ist, müssen Sie das Formular erst in den Einstellungen freischalten – Einstellungen – Karteimodule – Formulare – Verborgene Formulare – VU suchen – freischalten)
- Sollten Sie zwischenspeichern wollen, können Sie dies über die To-Do Funktion machen.
- Füllen Sie es wie gewohnt vollständig aus.
Formular übermitteln
- Abschließend auf „Formular versenden“ klicken.
- (Der frühere „Drucken“-Button wurde durch „Formular versenden“ ersetzt.)
Tipp:
Sie können die Patientenkartei so konfigurieren, dass ausschließlich Konsultationen angezeigt werden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Einstellungen.
- Wählen Sie Karteiansicht → Karteiansicht konfigurieren.
- Wechseln Sie zum Bereich Karteireiter.
- Klicken Sie auf + Neuer Karteireiter und geben Sie als Benennung Konsultation ein.
- Wählen Sie KONS aus.
- Speichern Sie.
- Diese Einstellung ist benutzerdefiniert.
Der neu erstellte Karteireiter ermöglicht es Ihnen, die Patientenkartei gezielt nach Konsultationen zu filtern.
Dasselbe können Sie auch für KLEI machen, damit man einen besseren Überblick für die Kassenleistungen hat.
Überprüfung & Einreichung (Monats-/Quartalsende)
Über das Euro-Symbol finden Sie die neue Übersicht, um offene Leistungen zu kontrollieren.
- Am Ende des Monats/Quartals dürfen keine offenen Leistungen vorhanden sein.
- Offene Leistungen entstehen z. B., wenn eine KLEI (Kassenleistung) eingetragen wurde, ohne zuvor eine Konsultation zu buchen. Wir empfehlen dringend, Kassenleistungen ausschließlich im Zuge einer korrekt gesteckten Konsultation zu erfassen, um Nachbearbeitungen zu vermeiden.
Sie können offene Leistungen über den roten Punkt „Konsultation zuordnen“ bearbeiten.
Achtung:
Wenn vergessen wurde, eine Konsultation zu buchen, und nur die Kassenleistung erfasst wurde,
kann diese nachträglich nicht zugeordnet werden, da für das Buchen einer Konsultation die e-card benötigt wird. In dem Fall müsste man den/die Patient:in kontaktieren und bitten mit der e-card vorbeizukommen.
Daher: Immer Konsultation direkt mit gesteckter e-card buchen und im Zuge dessen die Kassenleistung eingeben.
Sobald alle Leistungen korrekt zugeordnet sind können Sie einen manuellen Export der Abrechnung tätigen.
Manueller Export der Abrechnung
Klicken Sie beim Euro Symbol auf “Konsultationen” und wählen Sie links in der dunklen Box den Zeitraum, Standort, Status und Versicherung aus. Jede Krankenkasse muss extra abgerechnet werden.
Klicken Sie dafür einfach auf den entsprechenden Download-Button in der Konsultationsübersicht. Die heruntergeladene Datei kann anschließend selbstständig über ELDA hochgeladen und eingereicht werden.
Alternative Abrechnungsmöglichkeiten:
1. Sie können die Papierausdrucke alle Ihrer durchgeführten Vorsorgeuntersuchungen gesammelt an die Krankenkassen per Post schicken (z.B. 1x pro Monat). ACHTUNG: Die Krankenkasse wird Ihnen in diesem Fall für den manuellen Arbeitsaufwand weniger Geld rückerstatten.
2. Sie können über die Abrechnung über die X-Com (http://www.xcom.co.at/arzteverrechnung.html), einem Drittdienstleister, machen. Diesem Dienstleister können Sie die Vorsorgebögen schicken. Die Vorsorgebögen werden von diesem dann digitaler mit der Krankenkasse abgerechnet. ACHTUNG: Der Drittdienstleister wird für diese Dienstleistung pro Vorsorgeuntersuchung einen Pauschalbetrag in Rechnung stellen.
3. Sie können, sofern Sie über eine e-Card-System verfügen, über das Webinterface der e-Card (services.ecard.sozialversicherung.at) verrechnen. Dafür müssen Sie das Webinterface der e-Card öffnen und dann über (K)onsultationsverwaltung (KONV) starten > Behandlungsfall (d)urchführen) die Vorsorgeuntersuchung als Leistung eintragen und verrechnen. Bitte beachten Sie, dass die Zusendung der Vorsorgebögen an die Krankenkassen weiterhin postalisch erforderlich ist. In manchen Bundesländern kann man die Vorsorgeuntersuchungen jedoch bereits per A1 DaMe an die Krankenkasse übermitteln (z.B.: Tirol)! Unserer Information nach verlangen manche ÖGK-Landesstellen mittlerweile bereits den Eintrag im e-Card System.
Was ist ELDA und warum werden meine Zugangsdaten in LATIDO benötigt?
Wir verstehen, dass die Abfrage Ihrer ELDA-Zugangsdaten in LATIDO zunächst Fragen aufwerfen kann. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen im Überblick:
Was ist ELDA?
ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) ist das offizielle Online-Portal der österreichischen Sozialversicherung.
Über ELDA werden unter anderem Abrechnungen elektronisch eingereicht.
Warum benötigt LATIDO meine ELDA-Zugangsdaten?
Damit Vorsorgeuntersuchungen bzw. kleine Kassenabrechnungen direkt aus LATIDO elektronisch übermittelt werden können, müssen Ihre bestehenden ELDA-Zugangsdaten im System hinterlegt werden.
LATIDO stellt dabei ausschließlich die technische Schnittstelle für die sichere Übermittlung bereit.
Ihre Zugangsdaten werden benötigt, um die Abrechnung direkt an ELDA zu übertragen.
Kann ich auch ohne direkte Übermittlung arbeiten?
Ja. Wenn Sie keine direkte Übermittlung wünschen, können Sie weiterhin ein DVP-Export-File aus LATIDO erstellen und dieses anschließend selbstständig im ELDA-Portal hochladen.
Ich habe noch keinen ELDA-Zugang – was tun?
Falls Sie noch keinen Zugang besitzen, können Sie diesen direkt über das ELDA-Portal beantragen:
👉 https://www.elda.at
Bitte beachten Sie:
Die Vergabe und Verwaltung der Zugangsdaten erfolgt ausschließlich über ELDA. Bei Fragen zur Registrierung oder zu Ihren Zugangsdaten wenden Sie sich daher bitte direkt an den ELDA-Support.
Kundenpasswort für ELDA Online neu anlegen
Wenn Sie Ihr Kundenpasswort vergessen haben, können Sie dieses direkt in ELDA Online neu erstellen.
Nach dem Einstieg in ELDA Online wechseln Sie in die Kundenpasswortverwaltung und wählen dort die Option „Kundenpasswort vergessen“.
Über diese Funktion können Sie ein neues Kundenpasswort anlegen.
Bei weiteren Fragen zur Nutzung innerhalb von LATIDO stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Neu
- Neue, reguläre Konsultation
- Wird ganz normal über LATIDO eingebucht
- Ausgangsstatus jeder neu erstellten Konsultation
Geändert
- Status für eine inhaltlich veränderte Konsultation
- Beispiel:
- VN (Vertragsnachweis) wird zu RF (Rechnungsfall) geändert
- In LATIDO nicht möglich
Nachsigniert
- Konsultation wird zuerst ohne o-card erfasst
- Nachträgliche Signatur mit o-card
- In LATIDO nicht möglich
- Grund: LATIDO ist eine Cloudsoftware
Storniert
- Konsultation wurde aktiv storniert
- Stornierung ist in LATIDO möglich
Wieder in Kraft gesetzt
- Stornierte Konsultation wird wieder auf „nicht storniert“ gesetzt
- In LATIDO nicht möglich
- Aktueller Ablauf:
- Ärztin / Arzt legt einfach eine neue Konsultation an
1. Anmeldung im e-card System
Melden Sie sich wie gewohnt mit der o-card im e-card System an bzw. verlängern Sie die Session.
2. Patient:in anlegen
Legen Sie den/die Patient:in an.
Alternativ können Sie die e-card auslesen und dabei automatisch eine neue Patientenkartei erstellen.
WICHTIG: Erste Handlung immer – Konsultation buchen
3. Konsultation buchen
Bevor Sie mit der Dokumentation starten (VU oder kleine Kassen), muss zuerst eine Konsultation gebucht werden.
- Melden Sie sich wie gewohnt mit der o-card an.
- Stecken Sie die e-card des/der Patient:in.
- Klicken Sie auf das große „+“ und wählen Sie Konsultation aus.
- Tipp: Markieren Sie das Modul als Favorit (Sternsymbol) oder geben Sie „kons “ (inkl. Leerzeichen) ins Suchfeld ein.
- Wählen Sie die passende Konstultation -> RF (Regelfall) für normale Konsultationen
Kleine Kassen
Wenn Sie Teilverträge mit kleinen Kassen haben, können Patient:innen über diese Kassen abgerechnet werden.
Auch hier gilt: Zuerst Konsultation stecken – in der Regel RF (Regelfall).
(Detaillierte Fragen zu den Konsultationsarten beantworten die jeweiligen Krankenkassen.)
Pflichtangaben
- e-card Steckung
- SVNR
- Gesetzliche Krankenversicherung
Ohne diese Angaben kann keine Konsultation gebucht werden.
Wir empfehlen, sofort bei der Konsultation eine Kassenleistung zu verknüpfen.
Grund: Eine Konsultation kann nicht ohne Kassenleistung eingereicht werden.
- Es muss mindestens eine, können aber mehrere Kassenleistungen hinterlegt werden.
- Für jede Kassenleistung muss eine Diagnose angegeben werden
(über „+“ Diagnose oder Dauerdiagnose auswählen). - Zusätze sind optional; deren Bedeutung bitte bei der jeweiligen Krankenkasse oder Ärztekammer erfragen.
Nach Hinzufügen der Kassenleistung können Sie die Konsultation eintragen und wie gewohnt weiterarbeiten.
Über das Euro-Symbol finden Sie die neue Übersicht, um offene Leistungen zu kontrollieren.
- Am Ende des Monats/Quartals dürfen keine offenen Leistungen vorhanden sein.
- Offene Leistungen entstehen z. B., wenn eine KLEI (Kassenleistung) eingetragen wurde, ohne zuvor eine Konsultation zu buchen. Wir empfehlen dringend, Kassenleistungen ausschließlich im Zuge einer korrekt gesteckten Konsultation zu erfassen, um Nachbearbeitungen zu vermeiden.
Sie können offene Leistungen über den roten Punkt „Konsultation zuordnen“ bearbeiten.
Achtung:
Wenn vergessen wurde, eine Konsultation zu buchen, und nur die Kassenleistung erfasst wurde,
kann diese nachträglich nicht zugeordnet werden, da für das Buchen einer Konsultation die e-card benötigt wird. In dem Fall müsste man den/die Patient:in kontaktieren und bitten mit der e-card vorbeizukommen.
Daher: Immer Konsultation direkt mit gesteckter e-card buchen und im Zuge dessen die Kassenleistung eingeben.
Sobald alle Leistungen korrekt zugeordnet sind können Sie einen manuellen Export der Abrechnung tätigen.
Manueller Export der Abrechnung
Klicken Sie dafür einfach auf den entsprechenden Download-Button in der Konsultationsübersicht. Die heruntergeladene Datei kann anschließend selbstständig über ELDA hochgeladen und eingereicht werden.
Was ist ELDA und warum werden meine Zugangsdaten in LATIDO benötigt?
Wir verstehen, dass die Abfrage Ihrer ELDA-Zugangsdaten in LATIDO zunächst Fragen aufwerfen kann. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen im Überblick:
Was ist ELDA?
ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) ist das offizielle Online-Portal der österreichischen Sozialversicherung.
Über ELDA werden unter anderem Abrechnungen elektronisch eingereicht.
Warum benötigt LATIDO meine ELDA-Zugangsdaten?
Damit Vorsorgeuntersuchungen bzw. kleine Kassenabrechnungen direkt aus LATIDO elektronisch übermittelt werden können, müssen Ihre bestehenden ELDA-Zugangsdaten im System hinterlegt werden.
LATIDO stellt dabei ausschließlich die technische Schnittstelle für die sichere Übermittlung bereit.
Ihre Zugangsdaten werden benötigt, um die Abrechnung direkt an ELDA zu übertragen.
Kann ich auch ohne direkte Übermittlung arbeiten?
Ja. Wenn Sie keine direkte Übermittlung wünschen, können Sie weiterhin ein DVP-Export-File aus LATIDO erstellen und dieses anschließend selbstständig im ELDA-Portal hochladen.
Ich habe noch keinen ELDA-Zugang – was tun?
Falls Sie noch keinen Zugang besitzen, können Sie diesen direkt über das ELDA-Portal beantragen:
👉 https://www.elda.at
Bitte beachten Sie:
Die Vergabe und Verwaltung der Zugangsdaten erfolgt ausschließlich über ELDA. Bei Fragen zur Registrierung oder zu Ihren Zugangsdaten wenden Sie sich daher bitte direkt an den ELDA-Support.
Kundenpasswort für ELDA Online neu anlegen
Wenn Sie Ihr Kundenpasswort vergessen haben, können Sie dieses direkt in ELDA Online neu erstellen.
Nach dem Einstieg in ELDA Online wechseln Sie in die Kundenpasswortverwaltung und wählen dort die Option „Kundenpasswort vergessen“.
Über diese Funktion können Sie ein neues Kundenpasswort anlegen.
Bei weiteren Fragen zur Nutzung innerhalb von LATIDO stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Neu
- Neue, reguläre Konsultation
- Wird ganz normal über LATIDO eingebucht
- Ausgangsstatus jeder neu erstellten Konsultation
Storniert
- Konsultation wurde aktiv storniert
- Stornierung ist in LATIDO möglich
Ab sofort stehen Ihnen in LATIDO auch Kassenleistungsgruppen zur Verfügung. Mit diesen können mehrere Kassenleistungen zu einer Gruppe zusammengefasst werden (z. B. typische Leistungskombinationen) und anschließend gemeinsam in der Patientenkartei erfasst werden.
Durch die Verwendung von Kassenleistungsgruppen können wiederkehrende Abrechnungsschritte deutlich beschleunigt werden, da mehrere Kassenleistungen in einem Schritt übernommen werden können.
Weitere Details finden Sie hier:
👉 Kassenleistungsgruppen anlegen
Problem
Beim DVP-Export erscheint eine Fehlermeldung, dass die Datei nicht generiert werden konnte. Im o-card Dialog ist keine Ordinationsnummer hinterlegt.
Ursache
Bei der SVC ist für Ihre Einrichtung keine Ordinationsnummer gespeichert. Ohne hinterlegte Ordinationsnummer kann der Export bzw. die Abrechnung nicht durchgeführt werden.
Lösung
Bitte wenden Sie sich direkt an die SVC und lassen Sie Ihre Ordinationsnummer hinterlegen.
Sobald die Ordinationsnummer bei der SVC eingetragen wurde, kann der Export erneut gestartet werden.