Voraussetzungen für das Einreichen von Rechnungen per WAHonline:
- Sie müssen Ihre Vertragspartnernummer in den Ordinationsdaten in Ihrem LATIDO hinterlegen (Falls Sie noch keine Vertragspartnernummer haben, müssen Sie diese per E-Mail an wahonline@oegk.at beantragen). Hier finden Sie eine Erklärung, wie Sie Ihre Ordinationsdaten anlegen/bearbeiten.
- Zum Zeitpunkt der Honorarnotenerstellung müssen folgende Patientenstammdaten gepflegt sein: SVNR und Versicherung. Darüberhinaus empfehlen wir auch den IBAN der Patient:in in den Patientenstammdaten zu pflegen. Sollte die Krankenkasse den IBAN der Patient:in nicht intern vermerkt haben, muss dieser postalisch angefordert werden. Dies verursacht erhebliche Wartezeiten und zusätzlichen Aufwand für Ihre Patient:in. Sie können den IBAN über die Patientenstammdaten > Erw. Angaben > Bankdaten angeben.
- Zum Zeitpunkt der Honorarnotenerstellung muss zumindest eine Diagnose sowie der Rechnungsbetrag auf der Honorarnote festgelegt sein.
- Damit Sie die Honorarnoten sofort einreichen können, muss die Honorarnote direkt bei Ihnen bezahlt worden sein, dass heißt mittels Bar, Bankomat oder Kreditkarte bezahlt worden sein.
- Honorarnoten mit Zahlungsart Überweisung können erst nach erfolgreicher Bezahlung und Erfassung des Zahlungsstatus über die Honorarnotenübersicht eingereicht werden. Dafür öffnen Sie die Honorarnotenübersicht, bestätigen bei den offenen Rechnungen den Zahlungserhalt und geben den Tag der Bezahlung an. Erst dann können Sie die Rechnung via WAHonline versenden.
Step-by-Step Anleitung WAHonline: Honorarnoten digital bei den Krankenkassen einreichen
Mit LATIDO können Sie Honorarnoten direkt über WAHonline an die Krankenkassen übermitteln – schnell, sicher und vollständig digital. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Voraussetzungen prüfen, die Honorarnote erstellen, den automatischen WAHonline-Check nutzen und die Einreichung durchführen.
1. Voraussetzungen prüfen
Bevor Sie eine Honorarnote über WAHonline einreichen, stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden Angaben vollständig hinterlegt sind:
Ordination & System
- Das A1 DaMe-Postfach ist in LATIDO eingerichtet.
- Die Vertragspartnernummer ist in den Ordinationsdaten hinterlegt.
Patient:innen
- Sozialversicherungsnummer (SVNR) und Versicherung sind in der Patientenkartei gepflegt.
- IBAN wird empfohlen (für eine raschere Rückerstattung).
- Optional: dokumentierte Zustimmung zur elektronischen Einreichung.
Honorarnote
- Mindestens eine Diagnose ist eingetragen.
- Der Rechnungsbetrag ist angegeben.
- Die Zahlungsart ist Bar, Bankomat oder Kreditkarte.
- Bei Überweisung: Die Rechnung muss in der Honorarnotenübersicht auf „bezahlt“ gesetzt werden.
2. Honorarnote erstellen
Erstellen Sie die Honorarnote wie gewohnt:
- Patient:in auswählen
- Leistungen und Preise hinzufügen
- Zahlungsart wählen
LATIDO prüft bei diesem Schritt automatisch, ob alle Angaben für die digitale Einreichung vollständig sind.
3. Der WAHonline-Check in LATIDO
Beim Erstellen der Honorarnote führt LATIDO automatisch einen WAHonline-Check durch. Dieser zeigt Ihnen sofort:
- Grün: Einreichung ist möglich
- Hinweis/Rot: Es fehlen Angaben oder die Einreichung ist aktuell nicht möglich
Was wird automatisch geprüft?
- Diagnose vorhanden
- Versicherung & SVNR hinterlegt
- Vertragspartnernummer gepflegt
- A1 DaMe-Postfach eingerichtet
- Honorarnote bezahlt
- Optional: Zustimmung der Patient:innen
- IBAN empfohlen
Ergebnis & Einreichung
Grün – Einreichung möglich
Über die drei Punkte (…) in der Honorarnote > „via WAHonline versenden“ auswählen.
Optional: „Leistungsbestätigung per Post“ aktivieren.
Hinweis/Rot – Angaben fehlen
LATIDO zeigt exakt an, welche Information fehlt, z. B.:
- Diagnose nicht erfasst
- SVNR / Versicherung fehlt
- Vertragspartnernummer fehlt
- DaMe-Postfach nicht eingerichtet
- Honorarnote „offen“ (bei Überweisung)
- Versicherung unterstützt WAHonline nicht
- WAHonline für Patient:in gesperrt
4. Status der WAHonline Einreichung prüfen
In der Honorarnotenübersicht (€, Euro-Symbol) sehen Sie nach dem Versand den jeweiligen Status:
- Grün: Honorarnote übernommen
- Orange: Antwort ausstehend
- Rot:Honorarnote nicht übernommen
- Bei Rückfragen: wahonline@oegk.at
5. WAHonline-Check für bereits erstellte Honorarnoten
Sie können den Check jederzeit erneut aufrufen, um zu sehen, welche Angaben gefehlt haben.
So finden Sie den Check:
- Honorarnote öffnen
- In der Patientenkartei die entsprechende Honorarnote wählen.
- Detailansicht öffnen
- Rechts wird der WAHonline-Check angezeigt und zeigt, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Wichtige Hinweise
- Zahlungsart Überweisung: Die Rechnung muss auf „bezahlt“ gesetzt werden, sonst ist die digitale Einreichung gesperrt.
- WAHonline-Sperre bei Patient:innen: Diese kann in der Patientenkartei unter Stammdaten > Weitere Angaben deaktiviert werden.