Was sind Termintypen?
Termintypen sind verschiedene Arten von Terminen, die Sie in Ihrem LATIDO-Kalender festlegen und strukturieren können – sowohl für die interne Terminvergabe als auch für die Online-Terminvereinbarung.
In den Einstellungen Ihres Terminkalenders (Schraubenschlüssel > Kalender > Kalenderliste > gewünschter Kalender > Termintypen) können Sie beliebig viele Termintypen erstellen: z.B. Erstordination, Kontrolle, Nachsorge, usw.
Einstellungen für die interne und die Online-Terminvergabe
Wenn Ihre Praxis Termine ausschließlich intern vergibt, sind für Sie nur folgende Einstellungen relevant:
Benennen Sie Ihre Termintypen
Der Name eines Termintyps ist sowohl für die interne Terminvergabe als auch für die Online-Terminvereinbarung wichtig.
Achten Sie darauf, dass der Name klar und aussagekräftig ist, damit Patient:innen und das Praxis-Team ihn schnell erkennen.
Wofür wird die Termindauer benötigt?
Die Dauer eines Termintyps legt fest, wie lange ein bestimmter Termin dauert. Wird ein Termin intern in den Kalender eingetragen und ein Termintyp ausgewählt, wird die festgelegte Dauer automatisch übernommen.
Die Dauer ist nur für die interne Terminplanung sichtbar und wird Patient:innen bei der Online-Terminvereinbarung nicht angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Dauer direkt in den Namen des Termintyps aufnehmen oder in die Termindetails eintragen (z. B. „Erstuntersuchung (40 Min.)“).
Für eine reibungslose Online-Buchung sollte sich die Dauer der Termintypen sinnvoll ergänzen (also das Vielfache voneinander) z. B.: 15 Minuten, 30 Minuten und 60 Minuten
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Onlinebuchbarkeit
Mit der Checkbox „online buchbar“ legen Sie fest, ob ein Termintyp für Patient:innen online verfügbar ist.
Ist die Checkbox bei Ihnen nicht sichtbar, aktivieren Sie zuvor die Online-Terminvereinbarung.
Was ist Telemedizin?
Mit der Telemedizin-Funktion können Sie Ihre Patient:innen online per Videotelefonie betreuen.
Sobald ein Termin intern eingetragen oder online gebucht wird, erhält die Patient:in automatisch eine E-Mail mit dem Einladungslink zum LATIDO Patientenportal.
Dort findet die Patient:in den Link zur Videokonsultation.
Mehr Informationen zum Thema Telemedizin finden Sie in diesem Help Center Artikel.
Termintyp als Telemedizin festlegen
Über die Checkbox „Telemedizin“ legen Sie fest, ob ein Termintyp ausschließlich als Videotelefonie angeboten wird.
Möchten Sie einen Termin sowohl vor Ort als auch per Telemedizin anbieten (z. B. Folgeuntersuchungen), müssen Sie zwei separate Termintypen anlegen – einen mit aktivierter Telemedizin-Funktion und einen ohne.
Weisen Sie ihren Termintypen Farben zu
Wenn Sie einem Termintypen eine Farbe zuweisen, wird diese im Kalender als farbiger Streifen links neben dem Termin angezeigt. So können Sie Termine auf einen Blick visuell unterscheiden.
Was sind Terminkategorien?
Terminkategorien werden in LATIDO benötigt, wenn in einer Ordination mehrere Ärzt:innen arbeiten, die dieselben Termintypen anbieten – zum Beispiel Erstordination.
Sie bilden die Grundlage für die Funktion „Freie Termine“ im Kalender. Mit dieser Funktion können Sie den nächsten verfügbaren Termin innerhalb einer Terminkategorie finden – unabhängig davon, welche Ärztin oder welcher Arzt den Termin übernimmt. Das ist besonders hilfreich, wenn es für Patient:innen nicht relevant ist, bei wem der Termin stattfindet.
Weitere Informationen dazu, wie Sie Terminkategorien erstellen und nutzen, finden Sie in diesem Help Center Artikel.
So fügen Sie eine Terminkategorie zu einem Termintyp hinzu
Klicken Sie auf den Stift rechts vom Termintyp, um in die Einstellungen zu gelangen.
Ganz oben können Sie dem Termintyp eine Kategorie zuordnen (z.B. Erstordination.)
Wofür benötige ich Fragebögen?
Digitale Fragebögen in LATIDO helfen Ihnen, wichtige Informationen von Patient:innen bereits vor dem Termin zu erfassen – zum Beispiel einen Anamnesebogen vor der Erstordination.
Informationen dazu, wie Sie einen Fragebogen erstellen, finden Sie in diesem Help-Center-Artikel.
So hängen Sie einen Fragebogen an einen Termintyp an
Klicken Sie auf den Stift rechts vom Termintyp, um in die Einstellungen zu gelangen.
Ganz unten können Sie einen Fragebogen an den Termintyp (z.B. Erstordination) anhängen.
Sobald der Termin intern eingetragen oder online gebucht wird, erhalten Patient:innen automatisch eine E-Mail mit dem Einladungslink zum LATIDO Patientenportal, wo der Fragebogen ausgefüllt werden kann.
Zusätzliche Einstellungen für die Online-Terminvergabe
Klicken Sie auf den Stift rechts vom Termintyp, um in die Einstellungen zu gelangen.
Ablauf & Informationen für Patient:innen ergänzen
In den Termindetails können Sie wichtige Informationen zum jeweiligen Termintyp hinterlegen, z. B.:
- Ablauf und Dauer des Termins
- Therapiemöglichkeiten
- Preise
- Voruntersuchungen
Diese Angaben werden Patient:innen bei der Online-Terminvereinbarung direkt unter dem entsprechenden Termintyp angezeigt.
Hinweise vor der finalen Terminbuchung
In den Anmerkungen zur Buchungsbestätigung können Sie wichtige Mitteilungen für Ihre Patient:innen hinterlegen, z. B.:
- Bitte alle Vorbefunde mitbringen
- Informationen zu einer Ausfallhonorarnote
- Hinweise zur Anreise
Diese Informationen werden Patient:innen vor der Bestätigung der Buchung angezeigt und können optional auch in die Bestätigungsmail aufgenommen werden, die nach einer erfolgreichen Online-Terminbuchung versendet wird.
Lassen Sie Ihre Patient:innen beim Buchen eine Nachricht hinzufügen
Im Rahmen der Online-Terminvereinbarung können Patient:innen Ihnen zusätzliche Informationen zu ihrem Besuch hinterlassen.
Über den Switch-Button legen Sie fest, ob Patient:innen Notizen verfassen dürfen.
Die Notizen erscheinen im Notizfeld des jeweiligen Termins direkt in Ihrem LATIDO-Kalender.
Vergeben Sie eine bestimmte Anzahl eines Termintyps pro Tag
Möchten Sie nur eine bestimmte Anzahl eines Termintyps pro Tag vergeben, können Sie diese Einschränkung festlegen.
Beispiel: Sie möchten maximal 3 Neupatient:innen pro Tag behandeln.
- Gehen Sie in die Einstellungen Ihres Termintyps (z. B. Erstordination).
- Aktivieren Sie den Switch-Button für die Tagesbegrenzung.
- Geben Sie die maximale Anzahl ein, z. B. „3“.
Termintypen nur zu speziellen Ordinationszeiten anbieten
Möchten Sie bestimmte Termintypen nur zu festgelegten Zeiten anbieten, können Sie die Option „Manuelle Freigabe“ nutzen. Termintypen sind dann nur innerhalb der zuvor definierten Zeitfenster buchbar.
Beispiel: “Befundbesprechung” soll nur montags von 08:00–12:00 Uhr buchbar sein.
- Aktivieren Sie beim Termintyp den Switch „Buchung nur nach manueller Freigabe“.
- Navigieren Sie zu Kalender > Ordinationszeiten.
- Fügen Sie den Termintyp bei den gewünschten Ordinationszeiten hinzu (z. B. Montag 08:00–12:00 Uhr für Befundbesprechung).
Nur innerhalb dieses freigegebenen Zeitfensters können Patient:innen den Termintyp buchen.
Ist die Funktion nicht aktiv, kann der Termintyp zu allen freien Ordinationszeiten gebucht werden, sofern diese nicht einem anderen Termintyp vorbehalten sind. Wenn beispielsweise dem Montag von 10:00-14:00 kein spezieller Termintyp zugewiesen wurde, sind alle Termintypen ohne manuelle Freigabe in diesem Zeitraum buchbar.
Sobald die manuelle Freigabe aktiviert ist, muss der Termintyp für die gewünschten Ordinationszeiten freigegeben werden, sonst ist er online nicht buchbar.
Hier finden Sie die Möglichkeit, Ordinationszeiten gezielt nur für bestimmte Termintypen freizugeben:
- Kalender > Kalenderliste > Ordinationszeiten (Einstellungen)
- Bei den individuellen Ordinationszeiten einzelner Kalender.
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