WKS Leistungsübermittlung

Begriffe:

WPK = Wahlpartnerkontakt
Der Wahlpartnerkontakt ist die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Erfassung
des Arzt-Patient:innen-Kontakts.

WKS = Wahlpartnerkontaktschnittstelle
Die Wahlpartnerkontaktschnittstelle ist eine technische Schnittstelle in Österreich, die es Wahlärztinnen und Wahlärzten ermöglicht, Diagnosen und Leistungen direkt im e-card-System zu erfassen.

HONO-ID = Honorar-Identifikator
Die HONO-ID ist der technische Identifikator einer Honorarposition. Sie dient als eindeutige Kennnummer für Honorarpositionen (Leistungen) aus den Honorarkatalogen der Krankenversicherungsträger.

Mit der WKS Leistungsübermittlung können Leistungen mit einer sogenannten HONO-ID direkt aus LATIDO an die Wahlpartnerkontaktschnittstelle (WKS) über das e-card System übermittelt werden.

Voraussetzungen:

1. Eingerichtetes e-card System
Für die Nutzung des Abrechnungsmoduls ist ein funktionierender e-card Anschluss
notwendig.
(Falls noch kein e-card Anschluss besteht, finden Sie die Informationen dazu hier.)

2. Freischaltung des e-card Basis Wahlpartner Moduls durch LATIDO.

3. Eine gültige e-card/o-card Verbindung muss bestehen.

4. Es müssen aktuelle Kassenleistungen – entweder in Form von verknüpften Leistungen in Privatleistungen oder durch eine direkte Abrechnung über den Leistungskatalog – zur Anwendung kommen.

Vor dem Start:

Wenn Sie ganz frisch mit LATIDO und der WKS-Übermittlung beginnen oder sich noch unsicher fühlen, empfehlen wir, sich zuerst die folgenden Ressourcen anzusehen:

– Artikel: Wahlpartnerkontakt erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen eines WPK-Kontakts
– Webinar-Aufzeichnungen: Regulatorik 2026 – Einführung in die aktuellen Vorgaben und Abläufe

Diese Inhalte helfen Ihnen, die Grundlagen zu verstehen.

Öffnen Sie Einstellungen (Schraubenschlüssel) > Karteimodule > Leistungen
Wählen Sie die entsprechenden Privatleistungen aus.
Im Bereich “Leistungen verknüpfen” sehen Sie gegebenenfalls das Label “nicht via WKS übermittelbar”

Wichtig: Wenn mindestens eine Leistung dieses Label nicht hat, kann die Privatleistung über WKS übermittelt werden.

Im Beispiel (Screenshot): Die Leistung „Therapeutische Aussprache“ der BVAEB-OEB hat kein Label „nicht via WKS übermittelbar“ → sie ist übermittelbar → damit kann die Privatleistung via WKS gesendet werden, unabhängig von der Krankenkasse der Patientin bzw. des Patienten.

Hinweis:
Wir empfehlen ausdrücklich für die Honorarnotenerstellung auf Privatleistungen inklusive verknüpfter Kassenleistungen zu setzen. Diese Möglichkeit garantiert Ihnen die größte Flexibilität und nur geringe Umstellungen im Prozess.

Wenn Sie Kassenleistungen für die Abrechnung in der Patientenkartei verwenden, können Sie das Label “nicht via WKS übermittelbar” auch dort erkennen.

Navigieren Sie in eine Patientenkartei
Erstellen Sie einen neuen Leistungseintrag:
Sie können entweder auf das „Plus“-Symbol in der Kommandozeile > Leistung klicken oder „lei + [LEERTASTE]“ in der Kommandozeile eingeben, um das Leistungsmodul zu öffnen.
Bei der Suche nach Kassenleistungen wird ggf. das Label “nicht via WKS übermittelbar” angezeigt.

Wichtig:
– Eine Leistung die “nicht via WKS übermittelbar” ist, kann dennoch von Ihnen verrechnet werden.
– Leistungen, die nicht von via WKS übermittelbar sind, können dennoch von den Krankenkasse den Patient:innen rückerstattet werden.

Erstellen Sie eine neue Honorarnote:
Sie können entweder auf das „Plus“-Symbol in der Kommandozeile > Verrechnung klicken oder „ver + [LEERTASTE]“ in der Kommandozeile eingeben, um eine neue Honorarnote zu öffnen.
In der Leistungstabelle werden nicht übermittelbare Leistungen mit einem “Schloss Symbol” dargestellt. Leistungen, die übermittelt werden können, können über den Toggle-Button für die Übermittlung ausgewählt oder nicht ausgewählt werden.

Öffnen Sie eine neue Honorarnote:
Sie können entweder auf das „Plus“-Symbol in der Kommandozeile > Honorarnote klicken oder „ver + [LEERTASTE]“ in der Kommandozeile eingeben, um einen neuen Wahlpartner-Kontakt zu erstellen.

In der Verrechnungstabelle der Honorarnote:
- Bei jeder noch nicht übermittelten Leistung sehen Sie einen “Button”, der eine Übermittlung ermöglicht.
- Label neben den Leistungen zeigen Ihnen den Status der Übermittlung: WKS ✓ = Leistung wird übermittelt; WKS 🔒 = Leistung ist nicht übermittelbar

Erstellen Sie die Honorarnote.

Die Leistung wird anschließend an WKS übermittelt.

Öffnen Sie die Patientenkartei
Erstellen Sie eine neue Leistung mit „lei + LEERTASTE“.
Füllen Sie die Leistung wie gewohnt aus.
Statt auf „eintragen“ zu klicken, öffnen Sie das Kontextmenü (3 Punkte neben “eintragen”) und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- „als WKS-Leistung eintragen“ → meldet die Leistung an WKS

Die Leistung wird in LATIDO gespeichert und gleichzeitig an WKS übermittelt.

Hinweis:
Falls für den aktuellen Besuch noch kein WPK-Kontakt existiert, wird dieser automatisch angelegt.

Klicken Sie bei einem bestehenden Leistungseintrag auf die drei Punkte.
Wählen Sie „an WKS senden“.

Die Leistung wird anschließend an WKS übermittelt.

Achten Sie darauf:
Die Leistung muss neu eingetragen werden, wenn diese für den heutigen Tag an WKS übermittelt werden soll.
Andernfalls kann es sein, dass:
– die Übermittlung nicht funktioniert, oder
– die Leistung, sofern noch im zeitlichen Rahmen, nachträglich einem bestehenden (älteren) WPK-Kontakt zugeordnet wird.

Ausnahme:
Wenn Sie nachträglich feststellen, dass eine Leistung bei einem bereits bestehenden WPK-Kontakt fehlt, können Sie diese auch im Nachhinein ergänzen und an den entsprechenden (älteren) WPK-Kontakt übermitteln.

So legen Sie einen neuen WPK-Kontakt mit Diagnosen an:

Erstellen Sie einen neuen WPK-Eintrag:
Sie können entweder auf das „Plus“-Symbol in der Kommandozeile > Wahlpartner-Kontakt klicken oder „wpk + [LEERTASTE]“ in der Kommandozeile eingeben, um einen neuen Wahlpartner-Kontakt zu erstellen.

Im Abschnitt „Leistungen“ des Formulars:
- Wählen Sie eine Leistung für den aktuellen Tag aus
  (Pflichtfeld, sobald Zusatzdiagnosen ausgewählt werden)

Speichern Sie den WPK-Eintrag (“eintragen”).

Die Leistung wird anschließend an WKS übermittelt.

So können Sie eine bereits an WKS übermittelte Leistung stornieren:

Klicken Sie auf die drei Punkte der gewünschte Leistung.
Wählen Sie „WKS-Leistung stornieren“.
Die Leistung wird in WKS storniert und erhält die Statusanzeige „via WKS storniert“

Wichtig:
Wenn ein gesamter WPK-Kontakt storniert wird, werden automatisch alle damit verknüpften WKS-Leistungen ebenfalls storniert.
Ein WPK-Kontakt kann bis zum Ende des Quartals storniert werden. Danach ist eine Stornierung nicht mehr möglich. Für die Definition eines Quartals siehe DokuG.

Nach der Übermittlung zeigt LATIDO den Status direkt in der Karteieintragsübersicht an.

Die Leistung wurde erfolgreich via WKS übermittelt

Die Leistung wurde in WKS storniert:

Die Übermittlung der Leistung ist fehlgeschlagen: Bei „fehlgeschlagen (WKS)“ sehen Sie die genaue Fehlermeldung, wenn Sie mit der Maus über die Statusanzeige fahren.

Klicken Sie auf eine Leistung, um weitere Details anzuzeigen. Dort finden Sie folgende Informationen:

WKS-ID
Eindeutige Kennung, die von WKS vergeben wird
WPK-Kontakt
Der verknüpfte WPK-Kontakt, über den die Leistung übermittelt wurde

*Statusanzeige*	*Bedeutung*
Erstellt (grün + Doppelhäckchen-Symbol)	WPK-Kontakt wurde erfolgreich übermittelt
Übermittlung ausstehend (gelb)	Übermittlung an WKS ist noch nicht abgeschlossen
Fehler (rot)	Übermittlung fehlgeschlagen
Storniert (grau + X-Symbol)	WPK-Kontakt wurde storniert

Hinweis:
Wenn Sie den WPK-Eintrag eines bestimmten Tages anklicken, sehen Sie alle damit verknüpften WKS-Leistungen auf einen Blick.

Nein, stornierte Leistungen können nicht erneut an WKS übermittelt werden. Erstellen Sie in diesem Fall eine neue Leistung.

Damit Kassenleistungen via WKS übermittelt werden können, muss im Hintergrund eine HONO-ID verknüpft sein, die allerdings nicht für jede Kassenleistung existiert. Es werden von der Krankenkasse KFA beispielsweise keine HONO-IDs übergeben. Das Gesetz sieht dann vor, dass eine Leistung einer anderen Kasse übermittelt wird.

Sollten Sie Kassenleistungen in Ihren Privatleistungen verknüpft haben, kommt Ihnen dies zu Gute. LATIDO automatisiert dann diesen Vorgang, in dem die Software dann die Leistungen einer anderen Kasse übermittelt.

In LATIDO pflegen wir die aktuellsten Leistungskataloge. Sofern diese verwendet werden, ist eine Übermittlung möglich.

Wenn Sie weiterhin “nicht aktuelle” Leistungen aus alten Leistungskatalogen verwenden, besteht die Möglichkeit, dass diese nicht übermittelt werden können. Über einen komplexen Algorithmus, versuchen wir alte Kassenleistungen mit neuen Kassenleistungen zu “mappen”. Sollte ein Mapping möglich sein, können wir über die nicht mehr aktuelle Leistung auf die HONO-ID der aktualisierten Leistung referenzieren und in Folge die Leistung via WKS übermitteln.

Nein, das ist nicht verpflichtend. Da die Leistung in WKS keiner Personen- oder Versicherungszuordnung unterliegt, kann eine Leistung einer alternativen Kasse übermittelt werden.

Es werden von der Krankenkasse KFA beispielsweise keine HONO-IDs übergeben. Das Gesetz sieht dann vor, dass eine Leistung einer anderen Kasse übermittelt wird.

Die Leistung wird gespeichert, die Übermittlung wird als fehlgeschlagen (rot) markiert. Sie können den Versand später über das Kontextmenü (3 Punkte) erneut versuchen, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Nicht zwingend. Wenn Sie eine Leistung direkt als WKS-Leistung eintragen und noch kein WPK-Kontakt für den heutigen Besuch existiert, wird dieser automatisch erstellt.

Derzeit ist die beste Möglichkeit dies zu prüfen in jeder Patientenkartei nachzusehen. Wir arbeiten an einem Tagesprotokoll und informieren Sie, sobald dieses verfügbar ist. Halten Sie sich dazu auf dem Laufenden, indem Sie unsere Newsletter lesen.

Bitte beachten Sie:

Als Softwareanbieter unterstützen wir Sie gerne rund um die Anwendung und Nutzung der Funktionen in LATIDO. Für fachliche, rechtliche oder sozialversicherungsrelevante Auskünfte sind ausschließlich die in dem nachfolgend verlinkten Artikel genannten offiziellen Stellen zuständig. Bei Supportanfragen, die über unseren Zuständigkeitsbereich hinausgehen (z. B. rechtliche Bewertungen oder sozialversicherungsrechtliche Auskünfte), wenden Sie sich bitte direkt an die jeweiligen Fachstellen. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir diese Themen nicht unterstützen können.

Hier verlinkt finden Sie einen Artikel mit den Ansprechpersonen für fachliche, rechtliche oder sozialversicherungsrelevante Auskünfte (e-card, ELGA, WPK und sonstige staatliche Systeme)

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