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Onboarding Leitfaden

Herzlich willkommen bei LATIDO!

Wir freuen uns sehr, dass Sie sich für unsere Software entschieden haben. Wir wissen, dass ein Softwareumstieg oder eine komplette Neueinführung mit vielen Herausforderungen verbunden sein kann. Um Ihnen den Einstieg sowie die Einschulung in LATIDO so übersichtlich und angenehm wie möglich zu gestalten, haben wir den folgenden Leitfaden mit Links zu Erklärungen und Anleitungen für Sie zusammengestellt.

Bitte bereiten Sie die folgenden Punkte vorab vor:

  • Google Authenticator App für die Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Ihrem Smartphone installieren (Link für Android; Link für Apple)
  • Zoom-App für den gemeinsamen Videocall installieren. (Link zu Zoom) → Wir werden Sie in der Einschulung bitten Ihren Bildschirm zu teilen. Dies ist nur möglich, wenn Sie sich die App vorab heruntergeladen haben.
  • Login: Bitte loggen Sie sich vorab in Ihre LATIDO Testversion ein. Die E-Mail mit den Daten für den Erstlogin haben Sie von jemandem aus dem LATIDO-Team erhalten.
  • Weitere Benutzer:innen anlegen: Sollten weitere Benutzer (z.B. Assistenz) künftig auf Ihr LATIDO zugreifen, legen Sie diese bitte vorab an und führen Sie den Login durch:

Das LATIDO Basic – Wahlarzt Paket beinhaltet standardmäßig drei Benutzer:innen (eine:n Arzt/Ärztin und zwei Ordinationsassistenzen). Die Anzahl der Nutzer:innen kann bei Bedarf erweitert werden.

Organisatorisches zur Einschulung:

  • Die Termine finden in der Regel digital via Zoom statt; den entsprechenden Zoom-Link senden wir Ihnen rechtzeitig vor Ihrem Termin zu. Bitte steigen Sie über einen Computer in die Zoom-Calls ein, der über Kamera sowie Audio-Ein- und -Ausgabe verfügt.
  • Alternativ können Sie nach vorheriger Vereinbarung für Ihre Termine auch gerne persönlich in unser Büro in der Schreyvogelgasse 2 in Wien kommen.

Einschulung Teil 1 / Kick-off

Im ersten Schulungsteil schaffen wir gemeinsam die Grundlage für die erfolgreiche Nutzung von LATIDO. Zunächst besprechen wir die organisatorischen Rahmenbedingungen, wie die Timeline des LATIDO-Starts und offene Fragen.

Anschließend melden wir uns – falls dies noch nicht erfolgt ist – gemeinsam in Ihrem LATIDO-Zugang an. Dabei unterstützen wir Sie Schritt für Schritt.

Darauf aufbauend nehmen wir die wichtigsten Grundeinstellungen gemeinsam vor und zeigen Ihnen, wie Sie Anpassungen selbst durchführen können.

Im Rahmen der Einrichtung werden die Ordinationsdaten definiert, darunter Kontaktdaten, Zahlungsarten und Rechnungskreisläufe. Bei Bedarf können außerdem mehrere Ordinationsstandorte angelegt und verwaltet werden.

Der Kalender wird mit den passenden Termintypen und Ordinationszeiten eingerichtet. Auf Wunsch können außerdem Online-Termine sowie Terminerinnerungen (SMS oder E-Mail) aktiviert und konfiguriert werden.

Einschulung Teil 2

Im Rahmen des Onboarding-Termins erhalten Sie eine umfassende Einschulung in LATIDO. Ziel ist es, Ihnen alle relevanten Funktionen und Module näherzubringen, die Sie für den täglichen Praxisbetrieb benötigen.

Gemeinsam gehen wir Schritt für Schritt die zentralen Bereiche von LATIDO durch – vom Kalender über die Patientenkartei und medizinische Dokumentation bis hin zu Abrechnung und Zusatzmodulen. Dabei zeigen wir Ihnen nicht nur die grundlegenden Funktionen, sondern auch, wie Sie Einstellungen anpassen und Arbeitsabläufe effizient gestalten können.

Der Onboarding-Termin ist praxisnah aufgebaut und orientiert sich an Ihren Anforderungen, sodass Sie nach der Einschulung sicher und selbstständig mit LATIDO arbeiten können.

Auf folgende Inhalte wird, je nach Ihren Bedürfnissen, eingegangen:

In LATIDO gibt es kein klassisches Dashboard. Stattdessen ist der Kalender die zentrale Grundansicht und bildet den Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit. Von hier aus navigieren Sie direkt in alle relevanten Bereiche des Systems – etwa in die Patientenkartei, zu den Einstellungen, in die Finanzübersicht oder zu weiteren Funktionen und Modulen.

Die Patientenkartei in LATIDO bildet das zentrale Element für die medizinische und administrative Dokumentation. In der Kartei werden alle relevanten Informationen zu Ihren Patient:innen übersichtlich und strukturiert zusammengeführt.

Neben den Stammdaten der Patient:innen umfasst die Kartei unter anderem Anamnesen, Dekurse, Diagnosen, Medikationen, Dokumente und Bilder. Auch externe Unterlagen können direkt in der Patientenkartei abgelegt und jederzeit abgerufen werden.

Die Patientenkartei ist individuell konfigurierbar und kann an die Arbeitsweise Ihrer Ordination angepasst werden. Dadurch behalten Sie auch bei komplexen Behandlungsverläufen stets den Überblick und können effizient, sicher und nachvollziehbar dokumentieren.

In der Anamnese und im Dekurs dokumentieren Sie medizinische Informationen, Behandlungsverläufe, Untersuchungen und Maßnahmen. Gleichzeitig bilden diese auch die Grundlage für Ihre Briefe und Formulare.

Wir haben Ihnen bereits Anamnese- und Dekursblätter Ihrer Fachrichtung eingefügt. Bei Bedarf können Sie diese anpassen oder selbst neue Anamnese- bzw. Dekursblätter entwerfen.

Um ein effizientes Arbeiten mit LATIDO zu ermöglichen, sind folgende Optionen für Textbausteine möglich:

Standardtexte

Für sehr häufig verwendete Textbausteine macht es sinn Standardtexte zu verwenden. Dies sind Texte, die immer in ihrer Anamnese / Ihrem Dekurs angezeigt werden und dann je nach Patientenfall nur noch schnell angepasst werden.

Wortkürzel

Mit Hilfe von Wortkürzeln können häufig verwendete Texte (z.B.: Laborwerte) in alle beliebigen Textfelder eingefügt und adaptiert werden. Um ein Wortkürzel in ein Textfeld hineinzuladen, klicken Sie auf das „+“ Ihrer Tastatur, geben das Wortkürzel ein und klicken „Enter“.

Textoptionen

Textoptionen bieten mehr Flexibilität als Standardtexte, da innerhalb eines Elements zwischen mehreren Vorlagen gewählt werden kann. Im Gegensatz zu Wortkürzeln sind Textoptionen jedoch an ein bestimmtes Element gebunden.

Diagnosen werden in LATIDO ICD-10-codiert erfasst und in der Patientenkartei übersichtlich in Dauerdiagnosen und (Akut-)Diagnosen unterschieden. Auf die hinterlegten Diagnosen kann anschließend bei der weiteren Dokumentation oder bei der Ausstellung von Überweisungen einfach und schnell zugegriffen werden.

In LATIDO können Sie alle in Österreich erhältlichen Medikamente direkt aus der Patientenkartei verschreiben und auf ein Rezept drucken. Dafür ist der österreichische Erstattungskodex (EKO) in LATIDO hinterlegt und unterstützt bei der Auswahl der Medikamente.

Für magistrale Verordnungen sowie sonstige Präparate wie z. B. Nahrungsergänzungsmittel können Sie in LATIDO eine persönliche Datenbank mit individuellen Medikamenten und Magistralen anlegen. Zusätzlich steht bei Bedarf ein Interaktionscheck zur Verfügung, mit dem mögliche Wechselwirkungen zwischen Medikamenten überprüft werden können.

In LATIDO können verschiedene Briefe wie Patientenbriefe, Zeitbestätigungen oder Medikamentenlisten einfach erstellt werden. Als Grundlage für die Brieferstellung dienen neben Anamnese und Dekurs auch die erfassten Diagnosen, Medikamente sowie weitere Patientendaten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Briefvorlagen zu erstellen und individuell anzupassen, um den Arbeitsablauf weiter zu optimieren.

Formulare wie Überweisungen, Rezepte oder Zuweisungen können einfach erstellt, ausgefüllt und verwaltet werden. Dabei greifen die Formulare auf bereits hinterlegte Patienten-, Diagnose- und Medikationsdaten zu, wodurch eine schnelle und konsistente Erstellung ermöglicht wird.

Dokumente und Bilder können einfach hochgeladen und verwaltet werden. Der Upload ist sowohl direkt vom Computer als auch über den mobilen Dokumentenupload möglich, sodass Unterlagen flexibel und ortsunabhängig in der Patientenkartei abgelegt werden können.

In der Patientenkartei abgelegte Dokumente und Bilder können nicht nur hochgeladen und verwaltet, sondern auch nebeneinander geöffnet werden. So lassen sich Inhalte direkt vergleichen und Verläufe übersichtlich nachvollziehen.

A1 DaMe ist das Datennetz der Medizin und ermöglicht den digitalen Empfang und Versand von medizinischen Befunden. Das Zusatzmodul steht in LATIDO ausschließlich in Kombination mit WAHonline zur Verfügung.

Über das Zusatzmodul (pay-per-use) Arzt-Patienten-Kommunikation können Briefe, Formulare und Honorarnoten datenschutzsicher direkt an Patient:innen übermittelt werden. Die Kommunikation erfolgt zentral über LATIDO und unterstützt einen sicheren, digitalen Austausch.

Das LATIDO-Zusatzmodul ermöglicht Ihnen die Nutzung zentraler österreichischer e-Health-Services wie e-card, ELGA und e-Rezept direkt in Ihrer Praxissoftware. Patient:innen können über die e-card erfasst werden. Befunde und Medikamente in der ELGA können eingesehen werden und Medikamente können direkt als e-Rezept ausgestellt und elektronisch an Apotheken übermittelt werden, wodurch der Verordnungsprozess effizient und medienbruchfrei erfolgt.

Informationen zum Start:

Anwendung:

Bitte beachten Sie, dass es seit dem 01.01.2026 regulatorische Neuerungen in der gesetzlichen Verpflichtung von Wahlärzt:innen gegeben hat. Allgemeine Informationen zu den regulatorischen Verpflichtungen finden Sie hier verlinkt.

LATIDO bietet die Möglichkeit, dass Sie Ihre Patient:innen an wiederkehrende künftige Termine (z.B.: Muttermalkontrollen, HPV-Kontrollen, Gesundenuntersuchung etc.) erinnern. Sie können sich für diverse Fälle Reminder-Vorlagen erstellen. Dabei können Sie den Inhalt der Nachricht, den Versandzeitpunkt sowie die Versandart (SMS oder E-Mail) frei bestimmen. Vorlagen können in der Patientenkartei jederzeit abgerufen und bei Bedarf adaptiert werden. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Remindern um ein pay-per-use Zusatzmodul handelt.

Videokonsultationen sind direkt in LATIDO möglich (Zusatzmodul; pay-per-use) und erlauben eine sichere ärztliche Betreuung auch außerhalb der Ordination.

Honorarnoten basieren auf Honorarnotenvorlagen, die individuell angelegt und angepasst werden können. Beim Start mit LATIDO stehen bereits fachspezifische Vorlagen zur Verfügung, die als Grundlage genutzt und bei Bedarf angepasst werden können. In den Vorlagen sind Privatleistungen hinterlegt, die in den Einstellungen mit den jeweiligen Kassen verknüpft sind. Über WAHonline besteht zudem die Möglichkeit, Honorarnoten direkt für Patient:innen bei den Krankenkassen einzureichen.

In der Finanzübersicht finden Sie alle Honorarnoten sowie eine Umsatzstatistik übersichtlich zusammengefasst. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine integrierte Registrierkasse in LATIDO zu nutzen, um finanzielle Abläufe gesetzeskonform abzubilden.

Todos in LATIDO unterstützen die Organisation von Aufgaben im Praxisalltag. Sie können für sich selbst oder das Team erstellt, zugewiesen und mit Fälligkeiten versehen werden – sowohl patientenbezogen (z. B. Arztbrief erstellen, Honorarnote fertigstellen) als auch administrativ. Alle Aufgaben sind neben der zugehörigen Patientenkartei auch in einer Todo-Übersicht einsehbar und können dort einfach abgeschlossen werden.

Wie geht es nach der Einschulung weiter?

Im Anschluss an das Onboarding begleiten wir Sie weiterhin bei der Nutzung von LATIDO. Dazu gehört ein gemeinsamer Follow-up-Termin, in dem offene Fragen geklärt und Erfahrungen aus dem Praxisalltag besprochen werden können. Über unsere regelmäßigen Newsletter halten wir Sie zudem über Neuerungen, Weiterentwicklungen und hilfreiche Tipps informiert. Ergänzend bieten wir Webinare zu ausgewählten Themen und neuen Funktionen an. Für kurzfristige Fragen steht Ihnen außerdem der integrierte LATIDO-Chatbot direkt im System zur Verfügung – diesen finden Sie oben rechts beim Fragezeichen.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit LATIDO!

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